A terceirização da folha de pagamento é uma medida estratégica adotada por gestores de excelência. Afinal, o alto volume de dados e de informações atuais exige soluções tecnológicas e eficientes.
Além disso, o nível de detalhamento exige uma atenção redobrada em controles e botões de pagamento. Portanto, é fundamental que o profissional responsável tenha uma base forte e íntegra.
Neste artigo, você terá amplas informações sobre esse tipo de terceirização. Descubra o conceito e as principais vantagens. Veja!
Como funciona o sistema de terceirização da folha de pagamento?
Mesmo que seja uma atividade-meio para você, ou seja, significa que não é sua função principal, a Folha de Pagamento é um trabalho que exigiu um detalhamento minucioso e demanda um tempo considerável de controle. Ela abrange alguns aspectos, como pagamentos de:
sofrimentos;
décimo terceiro;
férias;
encargos;
outros.
Falamos de aspectos, pois não se trata somente do pagamento em si. Ela envolve também o correto enquadramento de base de conhecimento que difere na indústria ou comércio, por exemplo.
Além disso, exige conhecimentos da legislação para que esteja em conformidade com as leis trabalhistas. Como se não bastasse, o profissional responsável precisa estar atento aos prazos de envio de informações relativas aos trabalhadores ao sistema eSocial, criado pelo Governo.
Por que os gestores optam pela terceirização da folha de pagamento?
Nesse momento, o gestor inteligente passa a avaliar a quantidade de esforço necessário e todos os riscos da internalização desse serviço — veremos a diferença desse conceito para a terceirização mais à frente —, mensurando gastos com contratações, treinamentos sobre leis e até compra de equipamentos.
Então, a terceirização funcionará como a transferência de toda essa responsabilidade e atividade-meio para uma empresa especializada, que oferecerá uma equipe especialista em contabilidade e legislações trabalhistas sempre capacitada e atualizada. Pode, inclusive, oferecer um sistema pronto para apoiar essa comunicação.
Talvez a comparação seja enganosa, levando a crer que a execução interna seja mais barata. Porém, o gasto geralmente se equipara apenas a contratações de funcionários responsáveis para isso, sendo a aquisição de ferramentas e equipamentos para controle de excedentes que encarecem a opção interna.
Quais os benefícios de adotar a terceirização da folha de pagamento?
Além do benefício lógico da transferência da responsabilidade de uma atividade-meio, a terceirização da folha de pagamentos gera menos erros, mais qualidade e agilidade, tecnologia acessível e outras vantagens. Veja agora em detalhes.
1. Melhora os processos
Diversos processos importantes são terceirizados nessa escolha. Como são funções mais burocráticas e que geralmente não se relacionam com os objetivos estratégicos da empresa, tendem a ser mais bem controladas por empresas terceirizadas. Veja alguns processos que são repassados:
apuração e processamento da folha de pagamento;
cálculo de adiantamento de salário;
rescisão de contrato;
informado de férias coletivas ou individuais;
emissão de guias de recolhimento, documentos e levantamentos de informações.
2. Evita falhas
Com tantos detalhamentos, burocracias e responsabilidades, é comum que o gestor deixe passar alguma informação importante, o que, no futuro, pode até gerar passivos trabalhistas. Dessa forma, a terceirização da folha de pagamento elimina falhas e traz mais segurança para esse processo.
Outros erros comuns envolvem o atraso no envio de obrigações acessórias importantes ao sistema do governo. Isso, inevitavelmente, gera certeza para a organização e acaba prejudicando até o orçamento.
Finalmente, temos a segurança alcançada por meio de experiência e tecnologia avançada. Especialistas em legislação trabalhista e softwares de última geração cuidam para que todo o processo incorra sem erros. O serviço consolida todo o conjunto de leis — que é extremamente vasto — e integra da forma correta os cálculos da folha de pagamento.
3. Reduz custos
Como explicado, a opção pela terceirização tende a ser muito mais barata do que a adoção do controle interno. De uma forma geral, essa medida reduzirá custos internos.
O tempo encontra uma posição-chave nessa circunstância, já que os momentos que seriam gastos nessa demanda são redirecionados para funções estratégicas da empresa, efetivamente a produção. Veja alguns custos comuns que você deve considerar se não terceirizar:
tempo para processamento da folha;
gastos com sistemas de folha de pagamento;
treinamento e suporte de funcionários responsáveis;
atualização em legislação trabalhista;
tempo para preenchimento, geração e envio de obrigações acessórias importantes;
gastos com erros no fechamento da FOPAG.
4. Aumenta a produtividade da equipe
Uma questão muito importante para qualquer gestor é buscar meios que façam a empresa evoluir em sua atividade-fim. Para que essa produtividade cresça, é necessário, principalmente, proporcionar mais tempo livre de trabalho.
O negócio principal (foco central da organização) deve ser constantemente trabalhado e aprimorado. Nesse caso, a transferência da responsabilidade sobre o controle da folha impacta positivamente a liberação de tempo para que a equipe foque em lucratividade.
Qual a diferença entre internalização e terceirização?
A internalização, como o próprio nome supõe, é uma opção pelo controle interno dessa demanda. Veja agora as principais medidas para internalizar a folha de pagamento:
cumprir normas e regulamentos em relação a esses colaboradores;
requisitos legais, como relatórios fiscais e remessas;
entender sobre direitos e cálculos trabalhistas;
atender a auditorias, oferecer os relatórios corretores quando solicitados e esclarecer inconsistências.
Veja que a internalização não é tão simples quanto parece. Por outro lado, o BPO (Business Process Outsourcing), que é uma terceirização propriamente dita, assume todas essas responsabilidades e se transforma em uma ferramenta essencial e eficiente.
Então, como já falamos, a terceirização da folha de pagamento é uma escolha estratégica do gestor, que decide transferir uma atividade-meio importante, porém não central da empresa, para uma companhia especializada no ramo.
Neste artigo, você pôde ter uma visão da importância da terceirização da folha de pagamento para a organização. Dispor desses benefícios é um diferencial de competitividade muito importante no mercado atual. Na fase de otimização de custos, essa pode ser a melhor alternativa para a empresa.
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