Se você precisa reorganizar o departamento de RH em uma estrutura mais eficiente, organizar o setor em subsistemas de RH é uma ótima maneira de fazer isso.
A idéia foi extensivamente desenvolvida por Idalberto Chiavenato em seu livro Recursos Humanos: O Capital Humano das Organizações, agora em sua 11ª edição.
Continue lendo para lembrar o que são subsistemas de RH e como eles ajudam a organizar o trabalho das equipes de RH e a melhorar os resultados de uma empresa.
O que constitui um sub-sistema de RH?
Para entender o que é um sub-sistema de RH, nós devemos lembrar de uma idéia fundamental da teoria de sistemas. Considerando que cada setor de uma empresa é um sistema dividido em partes, o foco desta teoria é a organização das partes e não as partes em si.
A diferença parece muito sutil, mas é crucial reconhecer que as peças interagem umas com as outras de forma dinâmica e constante. Eles são, portanto, interdependentes. Ao contrário das teorias tradicionais que pensavam nas partes isoladamente.
Em resumo, partimos do pressuposto de que o setor de RH é um sistema. Como tal, ele é dividido em subsistemas que trabalham em conjunto para alcançar objetivos definidos.
Estes subsistemas servem para planejar, organizar, dirigir e controlar o trabalho e o desempenho dos profissionais da empresa.
Neste sentido, um sub-sistema de RH compreende uma parte das tarefas executadas pelo setor de RH que influencia diretamente as outras partes, os outros sub-sistemas.
Esta interdependência ficará mais clara no próximo tópico, no qual apresentaremos o que são os subsistemas de RH e suas funções.
Quais são esses subsistemas e suas funções?
Um dos autores mais importantes na área de Recursos Humanos e Gestão, Idalberto Chiavenato, afirma que existem 5 subsistemas de RH. Confira-os abaixo:
Provisionamento de pessoas
Este subsistema tem a função de recrutar e selecionar talentos que contribuam para a estratégia de pessoal da empresa. Aqui vale a pena diferenciar cada uma dessas atividades.
Recrutamento é um conjunto de técnicas cujo objetivo é atrair profissionais qualificados que se encaixem na cultura da organização para preencher posições na instituição. Portanto, estas técnicas envolvem os processos de comunicação da empresa, tais como marketing e branding.
Além de procurar talentos externamente, o recrutamento também ocorre dentro da empresa através da promoção dos funcionários. Isto destaca a interface deste subsistema com o subsistema de desenvolvimento de pessoas.
Quanto ao recrutamento, ele funciona como uma espécie de filtro que permite que somente aqueles profissionais que atendam às características desejadas das vagas possam ocupar posições na empresa.
Desta forma, uma atividade complementa a outra. Em outras palavras, os candidatos chegam à empresa através de estratégias de recrutamento e são escolhidos com base nos critérios de seleção estabelecidos pela empresa.
A provisão de pessoas também pode ser chamada de Recrutamento e Seleção, usando os fundamentos da Caça Ativa.
Aplicação de pessoas
Os processos de candidatura de pessoas são os primeiros passos na integração de novos funcionários na organização. Em outras palavras, após o recrutamento e seleção, é necessário posicionar o novo funcionário em sua posição na empresa.
Portanto, este subsistema de RH é responsável pelos seguintes processos:
Socialização organizacional.
Mais conhecido como onboarding, este processo funciona como uma espécie de iniciação do novo funcionário. É uma atividade importante para contextualizar e integrar o novo membro da equipe nas práticas e valores da organização.
A idéia é que o funcionário compreenda rapidamente a cultura da empresa e comece a se comportar de acordo. Em muitas empresas, este processo começa com uma cerimônia, que pode ser um café da manhã ou uma reunião para que os novos colegas se apresentem.
Hoje em dia é muito comum falar sobre onboarding e digital onboarding e como eles são importantes para a integração de novos funcionários. Estes termos vêm da organização dos subsistemas de RH e estão se tornando cada vez mais complexos de gerenciar.
Projeto do trabalho
Isso significa estabelecer quatro condições fundamentais para o trabalho do funcionário:
Que conjunto de tarefas se espera que ele/ela desempenhe;
Quais métodos e processos de trabalho serão usados para realizar essas tarefas;
A quem o funcionário deve se reportar, ou seja, seu relacionamento com o líder;
A quem o funcionário deve supervisionar, ou seja, seu relacionamento com os subordinados.
O projeto do trabalho também inclui a definição dos salários de cada posição que existe na organização. Portanto, a aplicação de pessoal envolve tanto o início do funcionário na organização quanto o plano de trabalho e salário.
Avaliação de desempenho
Isto não se refere ao desempenho geral das equipes, mas ao desempenho de cada pessoa em sua posição. Neste caso, a avaliação leva em consideração o potencial de desenvolvimento futuro do funcionário.
Este processo visa estimular as qualidades dos indivíduos e identificar as lacunas a serem trabalhadas no sub-sistema de desenvolvimento de pessoas.
Manutenção de recursos humanos
O objetivo deste subsistema é manter os funcionários motivados e comprometidos com a organização. Em outras palavras, é a implementação de estratégias de retenção de talentos.
Neste sentido, os principais cuidados que o RH deve tomar para manter seus funcionários satisfeitos no ambiente de trabalho são os seguintes:
Planos de compensação monetária;
Benefícios sociais;
Segurança no trabalho;
Higiene adequada das instalações.
Além disso, a manutenção de RH também pode incluir um sistema de recompensas e reforçar as boas práticas de cuidado, comportamento e senso comum, quando necessário.
No caso de recompensas, o RH pode instituir formas concretas de reconhecimento de comportamentos positivos. Por exemplo, a concessão de bônus e promoções de acordo com critérios pré-estabelecidos. A criação das melhores práticas no trabalho serve para prevenir certos comportamentos.
Desenvolvimento das pessoas
Este é outro exemplo de como os subsistemas de RH são interdependentes, já que o desenvolvimento das pessoas está diretamente relacionado à manutenção dos recursos humanos, como visto no tópico anterior.
Afinal de contas, o treinamento beneficia tanto a organização quanto os funcionários. Do lado da empresa, essas atividades proporcionam melhores resultados e agregam valor à instituição.
Do ponto de vista do funcionário, a participação em programas de desenvolvimento melhora seu currículo e sua capacidade de executar suas atividades com maior facilidade.
Um instrumento que ajuda a orientar esses treinamentos é o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), não apenas para os funcionários da operação, mas também para os líderes. A grande vantagem dos deslocados internos é que eles são personalizados, ou seja, levam em conta as necessidades específicas de cada profissional.
É importante lembrar que o desenvolvimento das pessoas não está limitado às habilidades técnicas, mas também às habilidades comportamentais. Assim, os participantes são capazes de identificar e mudar hábitos que não contribuem para a cultura e objetivos da organização.
Monitoramento
Finalmente, o último sub-sistema de RH descrito por Chiavenato é o monitoramento. Ela serve para garantir que todas as unidades da organização estejam trabalhando de acordo com o plano.
Para isso, há dois elementos-chave: o sistema de informação de RH e a auditoria de RH.
A principal função do sistema de informação de RH é coletar e processar informações para apoiar a tomada de decisões. Desta forma, os gerentes baseiam suas decisões em evidências sobre as situações que eles precisam resolver, eliminando muitos dos fatores subjetivos.
A auditoria de RH, por outro lado, tem como objetivo analisar práticas e políticas de gestão de pessoas a fim de sugerir melhorias. Em outras palavras, ele funciona como um sistema de revisão e controle que identifica a eficácia e eficiência dos outros sub-sistemas.
O Departamento de Pessoal é considerado um subsistema de RH?
Em alguns casos, o Departamento de Pessoal pode ser considerado um sub-sistema de RH, dependendo do tamanho da organização. Entretanto, em um cenário ideal, eles são setores diferentes que desempenham suas próprias funções.
O RH está se tornando cada vez mais uma parte estratégica da empresa, deixando as tarefas burocráticas e legais para o DP.
Ou seja, enquanto o RH desenvolve estratégias para alcançar os objetivos que visam humanizar o trabalho e o desempenho da empresa, o PD assegura o cumprimento das obrigações de trabalho da instituição, das quais não há carência.
Portanto, a característica de rotina da DP é principalmente operacional, com o cuidado da documentação, legislação e folha de pagamento, por exemplo. O RH, por outro lado, envolve o planejamento e o desenvolvimento de ações como as apresentadas nos tópicos anteriores. Assim, o trabalho de uma equipe de RH é diferente do trabalho de uma equipe DP.
A tendência de fundir os dois departamentos deve-se ao fato de que ambos estabelecem uma ponte entre os funcionários e a empresa. Portanto, em empresas menores, a distinção entre elas não é tão clara. Assim, o RH acaba absorvendo as funções da DP.
Também é comum que as organizações deixem os requisitos de PD para o departamento financeiro ou para um escritório de contabilidade terceirizado. Portanto, mesmo em pequenas empresas, a inclusão da DP no setor de RH não é mais tão comum.
Os subsistemas de Idalberto Chiavenato estão desatualizados hoje?
Para responder a esta pergunta, podemos partir da diferença entre os conceitos de “antiquado” e “clássico”. A primeira refere-se a teorias obsoletas que já foram substituídas por outras.
A segunda, por outro lado, classifica aquelas idéias e teorias que permanecem no tempo, influenciando a forma como o setor está organizado no presente.
Neste sentido, os conceitos teóricos de Chiavenato não estão ultrapassados, mas são clássicos. Isto porque a forma como o RH é configurado hoje ainda é fortemente influenciado pelo trabalho do autor.
As principais mudanças estão relacionadas a nomenclaturas que hoje não são comuns – seja por causa de tendências lingüísticas ou novos nomes vindos do digital, como HR Tech – e um maior uso da tecnologia. Em outras palavras, a forma muda, mas o conteúdo permanece.
Em um nível teórico, não importa se chamamos o processo de integração de novos funcionários de “socialização organizacional” ou “onboarding”. O que importa é o conceito: a introdução do profissional na cultura da empresa.
O número de sub-sistemas também não é rígido. Como o RH absorve novas funções ou como um processo específico se torna mais complexo, outras subdivisões também emergem.
Portanto, os subsistemas ainda hoje são perfeitamente aplicáveis. Talvez até mais efetivamente do que quando eles foram inicialmente concebidos. Hoje, uma série de recursos tecnológicos estão disponíveis para ajudar no desenvolvimento de suas atividades.
Por exemplo, uma das melhores práticas em RH hoje em dia é a análise de pessoas. Esta metodologia envolve o uso de tecnologia para coletar e analisar dados dos funcionários para apoiar a tomada de decisões.
Neste sentido, a People Analytics se encaixa perfeitamente no subsistema de monitoramento. Assim como as práticas atuais de retenção de talentos para evitar a rotatividade de pessoal estão alinhadas com o subsistema de manutenção de recursos humanos.
Quais são os benefícios comerciais de ter subsistemas?
Agora que deixamos claro que os subsistemas ainda são relevantes hoje, vamos mergulhar em seus benefícios.
Em geral, os impactos em uma empresa que adota subsistemas são sobre a organização e o desempenho do setor de RH. Isto influencia diretamente a qualidade dos serviços da empresa como um todo.
Dentre as principais vantagens, podemos destacar as seguintes:
Melhor divisão do trabalho da equipe de RH.
A empresa com subsistemas de RH pode organizar melhor o fluxo de trabalho do departamento de RH, fazendo melhor uso das habilidades únicas de seus membros de equipe. Isto porque cada sub-sistema está sob a responsabilidade de analistas que são mais proficientes em suas funções.
Por exemplo, um analista pode ter mais experiência em recrutamento e seleção, enquanto outro tem mais experiência em desenvolvimento de pessoal. Assim, embora ambos os profissionais façam parte do RH, eles desempenham papéis diferentes de acordo com suas preferências e afinidade com a função.
Melhoria contínua do setor de RH
Outra vantagem de ter subsistemas é o aumento da eficiência do setor, já que suas ações são constantemente verificadas através de auditorias de RH. Como resultado, cada função está sempre em um processo de melhoria contínua.
Isto é importante porque as empresas não são estáticas. Ou seja, eles mudam com o tempo, então o RH deve se manter a par dessas mudanças para adaptar suas estratégias.
Alinhando o RH com a estratégia de negócios
Nós já mostramos como o RH está se consolidando como um setor estratégico dentro das organizações. Isto porque os funcionários representam a parte mais importante da instituição para a qualidade de seus produtos ou serviços.
Portanto, é essencial que as funções de RH sejam organizadas para manter a empresa no caminho certo. Deste ponto de vista, os subsistemas são a estrutura mais apropriada para ajudá-lo a alcançar seus objetivos, porque com eles
Os processos de seleção são mais assertivos, com recrutamento mais rápido;
Os funcionários estão mais motivados e comprometidos;
O gerenciamento de pessoas é mais organizado;
O monitoramento de desempenho profissional é mais preciso;
As taxas de rotatividade são mais baixas.
É possível aplicar tecnologia nos sub-sistemas da empresa?
Sim, a tecnologia é uma grande aliada do RH que está organizada em subsistemas. Uma das principais contribuições do software de gerenciamento de RH, por exemplo, são as ferramentas de acompanhamento de métricas.
Além disso, a tecnologia também pode ser aplicada nos subsistemas de RH para organizar o fluxo de trabalho e automatizar os processos. Na verdade, a automação é uma das principais tendências que surgiram junto com a transformação digital.
Todo o uso da tecnologia torna o setor de Análise de Pessoas ainda mais robusto e mais capaz de analisar e interpretar dados. Isto porque as metodologias da People Analytics são multidisciplinares e transformam dados em informações confiáveis para apoiar a tomada de decisões.
Hoje, não é mais exagero dizer que esta tendência está se tornando uma necessidade devido ao potencial competitivo que ela representa para as empresas.
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