Recrutar funcionários online e offline é uma das principais rotinas do departamento de pessoal de uma empresa. Sua importância – além do número de processos envolvidos: documentos, procedimentos de entrada, exames, etc. -Requer uma regra rígida a ser seguida para que possíveis erros não se transformem em grandes problemas no futuro.
Dúvidas surgem na mente do profissional de RH encarregado de realizar a admissão de funcionários. E aqui não estamos falando do processo de recrutamento e seleção, mas da parte burocrática de contratar um funcionário que já passou pela peneira da empresa e foi aprovado.
Essas dúvidas são uma consequência da complexa legislação trabalhista, que coloca várias pulgas atrás dos ouvidos de qualquer funcionário envolvido em atividades do departamento de pessoal. Entretanto, você pode dominar toda a burocracia e tornar-se confiante e eficaz nestas atividades – leia mais para descobrir como!
O que é o processo de admissão digital?
O processo de entrada digital é similar ao tradicional, mas com uma diferença importante: os passos são feitos online. Na prática, o profissional recrutado envia todos os seus documentos para o RH sem ter que vir para a empresa.
Estes documentos são armazenados e organizados em um programa de entrada digital. Esta aplicação é configurada de acordo com as regras da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em resumo, a entrada on-line gera praticidade, inovação e segurança.
Qual é a importância de um processo de admissão bem sucedido?
A importância do processo de admissão nas empresas está no fato de que ele é a porta de entrada para novos funcionários. É essencial que estas primeiras percepções da organização sejam positivas, contribuindo para o comprometimento e produtividade dos profissionais que chegam.
Além disso, se isso for feito estrategicamente, é possível encontrar profissionais que estejam mais alinhados com a cultura da empresa. Assim, há uma diminuição na taxa de rotatividade, maior retenção de talentos e melhor entrega de resultados.
Como posso implementar o recrutamento online na minha empresa?
Em termos simples, para implementar a indução online, o RH precisa conduzir uma avaliação das necessidades do processo de admissão:
Determinar os objetivos a serem alcançados;
Escolha um bom software.
Outra ação importante é verificar o que a legislação federal dita sobre o funcionamento deste tipo de entrada. De acordo com a Medida Provisória (MP) N0 2.200-2/2001, os documentos enviados por meios online têm a mesma veracidade que os físicos, desde que sejam assinados eletronicamente pelas partes contratantes.
Ao fazer isso, a empresa se protege de possíveis reclamações trabalhistas. Além dessa segurança, a adoção da entrada online facilita todo o processo para a equipe de RH.
Quais são os principais tipos de contratos de trabalho?
Antes de explicar como funcionam todas as fases do processo de admissão, é importante conhecer os principais tipos de contratos de trabalho. Veja abaixo:
Contrato a prazo fixo
Um tipo de contrato com uma duração pré-estabelecida. Tem uma duração máxima de 2 anos, exceto para contratos de experiência. Se este período de tempo expirar, a empresa pode estendê-lo uma vez, desde que não exceda 2 anos.
O CLT permite este modelo em casos de emprego probatório (que especificamente não pode exceder 90 dias), em serviços de atividade temporária (por exemplo, empresas operando apenas por um determinado período de tempo) e em serviços cuja natureza justifica um prazo pré-determinado (por exemplo, instalação de máquinas).
O empregado não tem direito ao seguro-desemprego, à multa do FGTS ou à indenização por aviso prévio.
Acordo em aberto
Este é o tipo de contrato mais comum nas empresas. Não há um período pré-definido para a rescisão do contrato. Ela só é encerrada em caso de demissão.
Contrato de trabalho temporário
Este tipo de contrato ocorre quando o trabalhador é contratado pela organização para um trabalho temporário e deve estar à disposição da empresa que presta os serviços, atendendo à necessidade de substituição temporária ou de acordo com a demanda de serviços.
De acordo com a lei no. 13.429 de 2017, não há nenhum vínculo entre a empresa que toma os serviços e os trabalhadores contratados por agências de trabalho temporário. Outra característica é que este modelo não pode exceder o prazo de 180 dias e pode ser estendido até 90 dias, consecutivos ou não.
Contratos com menores de idade e aprendizes
A Lei No. 10.097 de 2000 trata do programa de Aprendizagem, que oferece uma oportunidade para que os jovens iniciem sua carreira no mercado. O contrato pode ter uma duração máxima de 2 anos e é válido para estudantes de 14 a 24 anos de idade.
Quais são os registros e documentos necessários para o processo de admissão?
Vamos passar rapidamente pelas duas principais dúvidas no processo de contratação de funcionários. Confira-os abaixo:
O primeiro passo é verificar se o novo funcionário tem um número PIS – abreviação para Programa de Integração Social – e, se necessário, criar um para ele/ela. Este registro deve ser feito pelo empregador, que deve registrar o número deste documento em qualquer agência da Caixa Econômica Federal.
O PIS garante que a cada mês o funcionário que trabalha no setor privado paga uma contribuição social, financiando benefícios como o seguro-desemprego e o bônus salarial.
O empregador deve então registrar a admissão do novo empregado no CAGED (Registro Geral de Empregados e Desempregados), um controle pelo Ministério do Trabalho de todos os trabalhadores sob o regime CLT para garantir seus direitos trabalhistas.
Quais documentos eu preciso para solicitar?
Há uma série de documentos de admissão que o departamento de pessoal deve solicitar ao novo funcionário. Aqui está a lista de documentos obrigatórios para a admissão:
Cartão de Trabalho e Previdência Social (CTPS) – deve ser devolvido ao trabalhador dentro de 48 horas usando um protocolo tanto na entrega quanto na devolução;
Carteira de identidade;
Cartão de identificação fiscal no Cadastro de Contribuintes Individuais (CPF);
Cartão de eleitor com prova de ter votado nas últimas 3 eleições;
Cartão de registro PIS;
Certificado de residente para menores de 45 anos de idade;
Cópia do comprovante de residência;
Comprovante de educação;
Cópia da certidão de casamento, se aplicável;
Foto 3×4;
Declaração de dependentes para fins de retenção de imposto de renda na fonte;
Declaração de recusa ou pedido de vale-transporte;
Certificado médico de admissão – deve ser pago pelo empregador e deve ser feito antes do início das atividades.
Quais são as etapas do processo de admissão digital?
A fim de mostrar como formalizar a admissão, preparamos um conteúdo com atividades passo-a-passo que não podem ser perdidas neste processo. Procurando eficiência e otimização de recursos, nós mostraremos como você pode admitir funcionários da melhor maneira possível. Confira!
1. recrutamento e seleção
As etapas anteriores à admissão de um funcionário também são importantes para a formalização do recrutamento, principalmente para esclarecer informações sobre o cargo, a empresa e possíveis requisitos.
Portanto, ao fazer novos recrutamentos, é necessário ver a experiência do funcionário como um processo que já começa no primeiro contato do candidato com a empresa. Afinal de contas, todas as expectativas e dúvidas do candidato sobre o possível novo emprego têm que ser esclarecidas.
As fases de recrutamento e seleção já demonstram a força de trabalho e a cultura da empresa. Isto inclui a posição ética do recrutador, o cumprimento das obrigações legais, a apresentação das condições de trabalho, entre outros aspectos importantes na relação que será estabelecida com o potencial recrutador deste contato.
Portanto, podemos considerar o recrutamento e seleção como o passo inicial da dinâmica de recrutamento, tendo como função principal a formação de uma equipe de trabalho eficiente.
2. Apresentação e verificação de documentos
Após passar pelo processo de seleção, a futura pessoa recrutada tem que ser notificada da escolha e solicitada a apresentar seus documentos para ser admitida na empresa.
Além dos documentos já mencionados, se o funcionário tiver filhos menores de 14 anos (ou crianças maiores com deficiência), para receber o benefício infantil, ele deve apresentar sua certidão de nascimento, o cartão de criança (para crianças menores de 6 anos), a declaração de freqüência escolar a partir dos 7 anos de idade e prova de deficiência, se aplicável.
Como mencionado nos tópicos anteriores, na admissão online, todos esses documentos são enviados virtualmente. Este recurso é essencial para profissionais recrutados para trabalhar remotamente, bem como para aqueles que não podem perder tempo viajando para a empresa.
3. Registros de Admissão
O último passo legal para formalizar a admissão de trabalhadores é o seu registro, como previsto no Artigo 41 da CLT. Este registro pode ser registrado em livros, arquivos ou em um sistema eletrônico. No parágrafo único do respectivo artigo da CLT, é declarado que devem ser registrados os seguintes
Qualificações civis e profissionais do trabalhador;
Dados relativos à admissão ao emprego;
Duração e eficácia do trabalho
Feriados;
Acidentes e outras circunstâncias de interesse para a proteção do trabalhador.
Além disso, com relação aos dados do trabalhador tratados no artigo dois da Portaria 41/2007 do MTE, o registro deve conter as seguintes informações
Nome, data de nascimento, afiliação, nacionalidade e nacionalidade;
Número e série do livro de trabalho
Número PIS/PASEP
Data de admissão
Posição e função
Remuneração;
Horário de trabalho;
Feriados;
Acidentes e doenças, se houver.
4. Onboarding
Além de todas as obrigações legais envolvidas na formalização da admissão de funcionários, existem processos administrativos que formalizam o recrutamento com a equipe e com o próprio funcionário. Nesta fase, o papel da integração dos funcionários entra em jogo.
A integração do funcionário compreende a inserção do funcionário nas práticas internas. Para o início oficial das atividades na empresa, é necessário formalizar a adesão do funcionário à equipe.
Para fazer isso, há uma série de ações que a empresa deve realizar. As principais são:
Mostrar as instalações do ambiente de trabalho;
Mostra o equipamento que o funcionário irá usar em suas tarefas;
Introduz o novo funcionário aos seus colegas de equipe;
Estabelece o acesso necessário (senhas, usuários, e-mail corporativo, biometria, etc.).
A ausência de tal ritual interno de entrada pode diminuir o poder do processo de indução em relação à motivação.
Do ponto de vista do recrutador, uma série de expectativas são criadas ao longo do processo de recrutamento e, portanto, a primeira impressão como parte da organização deve ser sempre positiva. O período de adaptação, que é necessário para que a pessoa se familiarize com o meio ambiente e outros funcionários, deve ser levado em consideração.
Quanto à equipe que recebe um novo membro, também há expectativas envolvidas, assim como uma maior ou menor inclinação de cada um para receber esse colaborador. É importante que todos conheçam seu papel no resultado final e entendam que esta transição deve ser gradual.
Para que todas as expectativas sejam alinhadas, o processo de embarque tem outro passo fundamental:
5. Treinamento da cultura organizacional.
A fim de dar ao funcionário maior segurança e competência para iniciar sua jornada na organização, é necessário oferecer treinamento. A cultura organizacional deve ser transmitida, assim como informações sobre como a empresa funciona, que produtos ela oferece, etc. Em geral, as organizações reservam um período específico para esta prática.
O importante em todo este processo de entrada é ter uma estratégia predefinida, no sentido de sempre saber qual será o próximo passo para este novo talento, estruturando o processo de recrutamento.
Algumas empresas optam por uma entrada mais sutil, onde menos exigências são colocadas ao funcionário em primeira instância. Outros acreditam que envolver o funcionário em projetos importantes assim que ele entra na organização é um diferencial para explorar seu potencial e estimular a criatividade.
Estas características variam de acordo com o estilo da empresa, a cultura organizacional e as necessidades relacionadas com o trabalho em si. Cada gerente sabe o que está procurando em uma nova contratação e, portanto, cabe a ele também dirigir o ritmo e o estilo de trabalho.
Formalizar a admissão de funcionários envolve muitas tarefas burocráticas, portanto é necessário minimizar os obstáculos, otimizando tempo e recursos para tornar este momento mais atraente. Portanto, a intercalação das obrigações com ações motivacionais facilita a construção de uma entrada perfeita.
Como funciona o processo de recrutamento de um estagiário?
Os estagiários não trabalham sob o regime da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), portanto eles têm direitos e deveres diferentes dos outros empregados. Há alguns aspectos específicos deste tipo de emprego. Por exemplo
Horário de trabalho: carga máxima de trabalho de seis horas por dia, ou trinta horas por semana;
Feriados: o direito a uma licença paga de 30 dias para cada 12 meses trabalhados, sem a possibilidade de um bônus em dinheiro;
Duração: o estágio pode durar no máximo dois anos.
Há outras particularidades na contratação de estagiários. Para saber mais sobre isso, você pode ler nosso outro artigo que explica como funciona a Lei de Estágio.
Mudanças na Lei 13.467/2017 com a Reforma Trabalhista
As mudanças da Reforma Trabalhista de 2017 tiveram alguns impactos no processo de admissão. Confira as principais:
Novas modalidades de admissão: contratação de funcionários subcontratados para executar funções específicas e regularização do contrato de trabalho intermitente, freelance e home office;
Aumento da multa imposta às empresas que não registram funcionários, de R$800 (pequenas e médias empresas) para R$3.000 (grandes empresas);
Modificação das horas trabalhadas por regime de meio período, não excedendo 30 horas por semana (sem horas extras) ou 26 horas por semana, permitindo 6 horas extras por semana.
Evitar armadilhas comuns no processo de admissão de funcionários
O processo de admissão é uma das rotinas mais burocráticas de RH. Portanto, a probabilidade de erros é maior. Eles podem levar a muitas perdas para a empresa, então você tem que ter cuidado e atenção para não cometer erros graves e acabar sofrendo com ações judiciais trabalhistas.
Além de prestar atenção ao perfil da empresa e alinhar o processo com ele, o conselho é usar um software de entrada online para reduzir os riscos prováveis.
Sem mencionar a possibilidade de racionalizar todo o processo de entrada de dados e coleta de documentos até a fase de armazenamento de informações, que tem que estar dentro das regras do LGPD.
Automatizar o processo de admissão pode ser uma ótima maneira de racionalizá-lo e otimizá-lo, beneficiando não apenas a indústria, mas também os novos funcionários. Dê uma olhada em algumas dessas vantagens:
Documentos e formulários de admissão de funcionários.
A papelada é o maior vilão da motivação. Fazer seu novo funcionário passar seu primeiro dia (às vezes sua primeira semana) no trabalho, preenchendo documentos e formulários em papel, é dizer-lhes que sua empresa é burocrática.
Ao invés disso, automatize o processo e convide o funcionário a preencher tudo o que ele precisa antes de começar a trabalhar. Faça tudo online, permitindo que eles o façam pouco a pouco, à medida que obtêm as informações que precisam (ou você já memorizou seu número PIS?).
Aqui, quando um novo funcionário é contratado, ele recebe um e-mail solicitando todas as informações necessárias para a admissão. Nosso sistema já preenche toda a documentação e os informa sobre os documentos que precisam ser assinados. Em nosso caso:
Termo de confidencialidade: afinal de contas, nós lidamos com informações confidenciais do cliente e, portanto, todos nós assinamos um termo de responsabilidade;
Prazo de inscrição para o vale-transporte: obrigatório por lei;
Código de conduta: com o tempo, percebemos que ter um código de conduta alinha os valores centrais da empresa com os funcionários.
Transmitindo a cultura da empresa
A cultura da empresa é algo que vem das pessoas que trabalham na empresa. Grandes líderes dizem que ter a cultura organizacional correta é indispensável para atingir grandes objetivos (ou alguém duvida que a cultura da Ambev contribuiu para o seu resultado?)
Lembre-se de que o processo de embarque é feito por alguém que não conhece a sua empresa. Precisamente por esta razão, é necessário que você informe o novo funcionário sobre o básico para que ele possa começar a produzir o mais rápido possível, da melhor maneira possível.
Nós oferecemos os seguintes documentos para ler (mesmo antes de seu primeiro dia de trabalho):
Manual de políticas e regras internas.
Para que o funcionário fique tranqüilo sobre o que ele encontrará diariamente: Como você usa a geladeira? A que horas o escritório abre? Como você usa o estacionamento? E as férias? Há uma série de regras que você precisa comunicar.
Organograma da empresa
Não há nada pior do que entrar em um lugar onde você não conhece ninguém e fazer com que as pessoas lhe apresentem acrônimos e nomes que você não tem idéia do que eles são. Fornecer um organograma funcional da empresa (áreas, quem é responsável, o que essa área faz) é ideal para “quebrar o gelo”.
Mapa de sistemas
Você já parou para pensar em quantos sistemas sua empresa oferece para o funcionário? Do e-mail ao CRM, a ferramentas de produtividade, etc. Diariamente, você e sua equipe deveriam estar falando sobre estes sistemas. Algo do tipo “você colocou este quadro em Trello?
Imagine que o novo funcionário não terá idéia do que isso significa. Então crie um documento que lhes fale sobre todos os sistemas que você usa. Vale a pena.
Delegação de tarefas internas
O processo de indução desencadeia uma série de tarefas internas em múltiplas áreas da sua empresa. Antes de automatizarmos nosso processo de onboarding, muitas vezes esquecemos uma tarefa ou outra. Você pode imaginar se no seu primeiro dia de trabalho alguém dissesse “esquecemos de criar seu e-mail” e você fugisse para criar sua conta? Como seria sua imagem desta empresa? É terrível, não é?
Em resumo, com o software , você pode rápida e intuitivamente:
Criar campos personalizados no registro do funcionário, tais como: tamanho uniforme, EPI e similares;
Personalize a lista de verificação de admissão de acordo com os processos da sua empresa;
Enviar novamente o convite para que o funcionário preencha seus próprios dados;
Armazenamento de dados e documentos na nuvem;
Gerencie todos os estágios de admissão utilizando o modelo kanban;
Envie as informações para o software de horário e presença*;
Cria o kit de entrada em um único arquivo;
Coletar assinaturas digitais em documentos
E quanto ao resto da burocracia no recrutamento de funcionários?
É claro, não é tudo. Existem muitas outras regras na área de recrutamento de funcionários, tais como:
Terceirização;
Possíveis encargos associados a erros no processo de admissão;
Planejamento financeiro para o recrutamento de um novo funcionário;
Exame médico para admissão;
Tipos de recrutamento de acordo com a CLT.
De acordo com um artigo no site da Deloitte, a interrupção digital é uma oportunidade para as empresas mudarem processos antigos e criarem um novo futuro de trabalho.
Sem dúvida, o recrutamento online faz parte deste conjunto de tendências que já estão desenhando a posteridade de RH.
