RH 4.0 é sobre mover processos manuais de RH e conectá-los a plataformas digitais que permitem um gerenciamento mais eficiente de pessoas e processos.
Mas antes de mergulharmos no RH Digital, é importante entender que, assim como a indústria passou por um processo de transformação digital, a área de recursos humanos também está passando por uma evolução de processos e metodologias que hoje está englobada dentro do que chamamos de RH 4.0. Entenda a diferença em cada fase:
Em uma pesquisa realizada pela Convenia, identificamos que mais de 40% das empresas brasileiras operacionalizam as rotinas do seu Departamento de RH e Pessoal sem utilizar plataformas digitais. Isto acontece porque até então era possível gerenciar pessoas com processos manuais, de uma forma muito burocrática, mas ainda assim possível.
No entanto, nós passamos por uma crise global, onde empresas do mundo todo adotaram o modelo de trabalho remoto, o que acelerou o processo de digitalização de todas as áreas nas empresas.
Desde o isolamento social e o uso do modelo remoto, tornou-se impossível gerenciar com controles manuais, especialmente nas áreas mais afetadas: departamento de recursos humanos e pessoal.
Se você se identificar com esta situação continue lendo este artigo, falaremos sobre os pontos mais importantes do processo de digitalização de RH, quais rotinas podem ser mudadas e, é claro, por onde começar. Devemos ir?
O que é HR 4.0?
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A transformação digital expandiu as possibilidades e oportunidades para o desenvolvimento de RH. Neste contexto, o RH atingiu alturas que seriam impossíveis sem a ajuda de tecnologias de alto desempenho.
De acordo com o estudo “Robotic Process Automation (RPA) & Human Resources”, publicado pela UiPath, as ferramentas digitais abriram o caminho para que o RH se concentre em estratégias que impulsionam a gestão de pessoas e resultados a nível organizacional.
Em outras palavras, a transformação digital criou um novo capítulo na história da indústria de RH. Entre os principais desenvolvimentos desta nova fase está a criação de um conceito chamado HR 4.0.
O que isso representa? A prática do uso da tecnologia em todas as áreas internas de RH. Mas não só isso. HR 4.0 também promove a cultura da inovação, além da inserção de metodologias e técnicas que melhoram os processos.
O resultado é um setor que acompanha as mudanças no cenário corporativo e no perfil dos profissionais. Assim, é possível, por exemplo, descobrir o nível de compatibilidade de um candidato para uma vaga que está sendo oferecida.
Também é viável prever a produtividade e os impactos das habilidades e competências do profissional, caso ele ou ela assuma o papel. Esta realidade é muito diferente da realidade do RH tradicional.
Neste modelo, as demandas são feitas manualmente, o que custa tempo e esforço da equipe, assim como os recursos financeiros da empresa. As decisões não são baseadas em dados analisados por tecnologias, mas apenas na experiência e na opinião dos gerentes. Em vista disso, o RH está se movendo lentamente, se é que está se movendo.
Por que agora é o momento de implementar o HR 4.0?
A indústria 4.0, com a internet das coisas, os grandes dados, os objetos de uso, a computação em nuvem, os aplicativos e as plataformas, já ocupou tanto espaço em nossas vidas diárias que é quase impossível viver sem estar conectado. A conectividade permite uma vida mais conveniente, produtiva e organizada.
Na vida organizacional isto não é diferente, hoje todas as áreas da empresa podem trabalhar de forma integrada, utilizando plataformas que conectam o ecossistema empresarial. Estas são ferramentas que automatizam a gestão burocrática, aumentam a produtividade e reduzem o impacto ambiental, entre outras vantagens.
Agora imagine a área de recursos humanos desconectada, trabalhando em planilhas e até mesmo com arquivos físicos. Os principais problemas incluem:
Atrasos no envio de documentos de admissão;
Atraso ou falha no envio de contracheques;
Duplo pagamento nas férias;
Informações desatualizadas no eSocial;
Documentos de funcionários desatualizados.
A área de recursos humanos é hoje considerada a área mais estratégica da empresa e, sem processos bem definidos, dados atualizados e plataformas digitais de última geração, não é possível recrutar e reter o talento essencial para que a operação funcione e, consequentemente, para que a organização alcance seus objetivos.
Outro indicador de que está na hora de digitalizar seu RH é a adoção em larga escala do trabalho remoto, como mencionado acima. Se ainda era possível fazer alguns processos manuais, agora é impossível. Pense no problema mais sério que pode ocorrer: vazamento de dados dos funcionários.
Como você pode controlar isso se você não tem um software na nuvem com controle de acesso e segurança de dados? Ou pense em problemas mais simples – como você está distribuindo folhas de pagamento que costumavam estar no papel? Não dar o holerite ao funcionário é uma séria falta de transparência.
Reduzir o tempo gasto em processos manuais
De acordo com a pesquisa “Automação de RH” de Sapper, a automação economiza até 60% do tempo da equipe de RH. Uma das razões é que os processos manuais se tornam muito mais dinâmicos quando realizados em software.
Antes do HR 4.0, os profissionais gastavam muito tempo, por exemplo, realizando cálculos de folha de pagamento, coletando documentação de entrada, organizando arquivos manuais, entre outras tarefas repetitivas e demoradas.
No caso da folha de pagamento, quando algo foi colocado incorretamente, a equipe teve que rever todas as entradas. A quantidade de refazer custa ainda mais tempo e esforço. Além da fadiga física, esta e outras atividades manuais reduziram a produtividade da equipe.
Esta combinação de desempenho reduzido e fadiga reduziu drasticamente a satisfação no trabalho dos funcionários, o que também levou a uma piora do clima interno. A digitalização foi sem dúvida a maneira de reduzir esses efeitos negativos.
Como iniciar a migração do RH analógico para o 4.0
Primeiro de tudo, é essencial entender que o uso de uma planilha eletrônica não caracteriza um RH digital, na maioria dos casos ele dificulta e cria retrabalho em vez de realmente ajudar.
Se você ainda estiver usando uma planilha, dê uma olhada neste passo-a-passo para revolucionar a gestão de seu pessoal e alcançar um nível em direção ao RH 4.0:
Mapear todos os processos manuais na DP e RH.
Considere todos os processos e estratégias que são importantes para sua empresa, eles podem ser muitos e isso dependerá de cada empresa, mas os principais são: R&S, admissões, controle de dados, atualizações de documentos, gerenciamento de licenças, distribuição de contracheques, gerenciamento de benefícios, avaliação de desempenho e treinamento e desenvolvimento.
Encontre plataformas de nuvem que atendam às suas necessidades
Existem soluções para todos os tipos de negócios, operações e segmentos de mercado. Ao procurar por plataformas, considere o número de funcionários que você tem e as especificidades do seu processo.
Migre seus controles manuais e planilhas para plataformas digitais
Algumas empresas oferecem o serviço de parametrização de plataformas e importação de dados, tais como a Convenia. Mas se a empresa contratada não fornecer este serviço, tenha em mente que será necessário organizar seu banco de dados atual. Isto é necessário para economizar muito tempo e dinheiro no futuro.
Treine sua equipe no uso das novas plataformas.
Este também é um serviço comum oferecido por muitas empresas, a Convenia, por exemplo, tem um portal de treinamento em vídeo para treinar sua equipe toda vez que uma nova pessoa se junta a ela.
Quais são os benefícios do HR 4.0?
Na era da transformação digital, as empresas precisam de ferramentas eficazes que as tornem resistentes diante de qualquer desafio ou mudança. Isto é exatamente o que a tecnologia de RH fornece. Abaixo, nós delineamos as muitas vantagens de implementar um sistema de RH orientado por tecnologia na sua empresa.
A pandemia de Covid-19 “abriu” o caminho para o gerenciamento remoto e descentralizado. Devido à política de distância, muitas empresas perceberam que é possível, e até vantajoso, adotar o escritório em casa, o modelo híbrido ou o escritório – de qualquer lugar (trabalho de qualquer lugar).
De acordo com um estudo realizado pela Thinking With Google, 47% dos profissionais e 54% dos líderes entrevistados visualizam o trabalho remoto com confiança. Portanto, muitas empresas já decidiram que este formato vai continuar na era pós-pandêmica.
Para se adaptar a esta nova realidade, as organizações estão investindo em tecnologias. Através deles, o RH integra equipes, controla o fluxo de atividades e mede o desempenho dos profissionais em todos os locais de trabalho.
Menos burocracia
Burocracia é uma palavra que faz a maioria das pessoas estremecer. Mas seus efeitos negativos vão além disso. Em RH, processos burocráticos significam lentidão, perda de produtividade, atrasos nas entregas e demandas ultrapassadas.
Quando o HR 4.0 é implementado, o número de passos desnecessários na execução das atividades é reduzido. Tudo se torna mais simples, mais conveniente e simplificado. O resultado é entregas de maior qualidade em menos tempo.
Estes benefícios também são sentidos no departamento de pessoal. Por ser uma área correlacionada com RH e ter vários requisitos internos que precisam ser otimizados. Por exemplo, o cálculo da rescisão contratual de demissões. Esta e outras atividades são realizadas com grande precisão.
Inteligência Artificial
Outra vantagem da tecnologia de RH é o uso da inteligência artificial (IA). Este conceito permite aos robôs (bots) aprender, melhorar e executar tarefas que são importantes para as exigências do RH.
Por exemplo, um bot pode interagir com os candidatos no processo de seleção. Ele pode dar conselhos, orientação e outros detalhes sobre as fases de seleção. Além disso, os bots coletam e arquivam os documentos enviados online. Desta forma, o RH gera uma boa experiência para os candidatos no processo de recrutamento.
Análise de pessoas
A análise de pessoas é o uso inteligente dos dados, com a construção de um sistema automatizado que monitora, analisa e apresenta os resultados das ações de RH. É possível, por exemplo, coletar dados sobre o perfil comportamental dos profissionais, assim como as habilidades e competências dos funcionários.
Uma vez feita essa identificação, o RH tem a oportunidade de desenvolver habilidades específicas. O objetivo é usar essas habilidades e competências em funções, projetos ou cargos específicos. Otimizar os resultados obtidos na carreira do funcionário.
Soluções em nuvem
As ferramentas de nuvem são essenciais para melhorar a estrutura da tecnologia HR 4.0. Afinal de contas, com a nuvem, as possibilidades são infinitas. Além de aumentar a escalabilidade, segurança e robustez dos sistemas, a nuvem oferece aplicações inovadoras.
Outra vantagem é que toda a estrutura virtual de RH está em servidores online. Assim, através de um dispositivo eletrônico conectado à Internet, os profissionais têm acesso a documentos, arquivos e projetos colaborativos, não importa onde eles estejam.
Software de gerenciamento
O software de gerenciamento tem soluções específicas para as rotinas de RH. Um exemplo é o software de entrada digital. Em minutos, o funcionário contratado envia a documentação, assina o contrato de trabalho eletronicamente e o processo de embarque começa. Os recrutadores, por outro lado, só acompanham e aprovam cada passo.
Outra funcionalidade desta tecnologia é o gerenciamento de férias. Através dele, o RH agenda, aprova e cumpre os prazos de férias de uma maneira simples e prática. Já o fluxo de recursos finais permite que a documentação seja enviada diretamente para a área de contabilidade ou para o contador da empresa.
Há também os relatórios gerenciais gerados pelo software. Esta informação apresenta uma visão real das ações realizadas pela plataforma. Desta forma, os gerentes têm acesso a dados valiosos para tomar decisões importantes.
O RH 5.0 já existe?
De acordo com um estudo publicado pela ResearchGate, a transformação digital tem levado as empresas a redesenhar suas estratégias de RH. Assim, surgiu uma proposta de valor diferente: usar inteligência artificial, grandes dados e análise de pessoas para melhorar o gerenciamento de pessoas.
Este uso de tecnologias analíticas para desenvolver estratégias e melhorar a experiência dos funcionários é o novo capítulo da área de recursos humanos: HR 5.0. Sim, este conceito já existe e está em pleno andamento no mundo dos negócios.
Isso significa que o HR 4.0 está desatualizado?
Nós podemos olhar para a evolução do RH como os degraus de uma escada. Quando escalamos um, isso não significa que o outro não seja importante. Pelo contrário, cada degrau é o ponto de apoio para o degrau seguinte.
O mesmo é verdade em relação ao HR 4.0. A chegada do 5.0 aparece como mais uma etapa no processo evolutivo dos recursos humanos. Cada empresa pode estar em um estágio diferente, mas o importante é passar por ele para que a transformação digital possa ser consolidada internamente.
É necessário passar pelo HR 4.0 para chegar ao 5.0?
Podemos dizer que é necessário adotar o HR 4.0 antes do 5.0. Por quê? Sem as ferramentas, conceitos, técnicas e metodologias da primeira, é difícil aplicar a segunda.
Isto se deve à necessidade do RH ganhar maturidade digital, ou seja, experiência no manuseio das ferramentas, suas funcionalidades e aplicações, e para que toda a rotina seja estruturada digitalmente.
Depois disso, os gerentes entenderão como usar o conhecimento tecnológico e as habilidades em várias áreas da gestão de pessoas. Considere o alinhamento da cultura, propósito e objetivos globais com o perfil comportamental dos funcionários.
O que o metaverso tem a ver com HR 5.0?
O metaverso – também chamado de realidade virtual – que permite a interação com pessoas e experiências imersivas em ambientes simulados, tem implicações importantes para o RH 5.0. Entre eles está a possibilidade de aproximar os funcionários remotos da cultura da empresa e dos profissionais internos.
Com a ajuda do metaverso, reuniões, eventos corporativos e feedback estarão muito mais próximos da realidade física. A idéia é que os profissionais remotos se sintam mais bem-vindos e conectados com a organização. Nós também podemos esperar transformações nas entrevistas e na dinâmica dos processos de recrutamento.
Sem dúvida, o futuro do RH está sendo projetado diante dos nossos olhos. Cabe aos gerentes prestar atenção a cada golpe da caneta para que o RH não seja deixado de fora do quadro final: um mundo corporativo movido pela tecnologia.
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