As reuniões podem, em muitos casos, acabar fazendo com que a força de trabalho de uma corporação perca tempo ao invés de economizar. Por isso, para ter uma reunião produtiva é necessário buscar realizar a troca de ideias e tomadas de decisões importantes. Para isso, a organização e planejamento prévio é extremamente importante.
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Reuniões são uma mania no mundo corporativo. Não raro, assuntos que seriam elucidados em uma conversa de cinco minutos no corredor do escritório se transformam em mote de uma reunião de meio hora que mobiliza diversos profissionais da empresa — atrasando as ações que poderiam fazer a diferença de verdade nos resultados da empresa.
Os preciosos minutos extras tomados por reuniões que poderiam ser mais curtas (e tão produtivas quanto) se transformam em horas perdidas quando olhamos o panorama anual de uma empresa.
Assim, fica claro que saber como fazer uma reunião produtiva com funcionários é o primeiro passo para que um gestor consiga alcançar os níveis máximos de produtividade e resultados de sua equipe subordinada.
Como organizar uma reunião produtiva?
Estabelecer provisões para reunião com funcionários e definir temas são alguns dos processos necessários durante a organização da reunião. Mas, além deles é necessário:
Determinar a finalidade da reunião: Os assuntos e pautas a serem resolvidos devem ser previamente estabelecidos, e a reunião não deve fugir do foco determinado;
Programar e administrar o tempo do debate: Planeje o desenrolar da reunião e, se necessário, divida-o em blocos certos para discutir cada pauta específica;
Evite perder o foco nas discussões: Não deixe que as pautas que devem ser toleradas sejam ignoradas em função de outros assuntos que possam surgir. Intervenha quando necessário, mas mantenha o foco sempre;
Acompanhar os temas examinados com a ajuda de anotações abertas: Lousas ou projeções podem ajudar muito em reuniões; e é importante (além de útil) anotar de forma aberta os principais pontos discutidos ou levantados, estimulando a memória e a participação dos envolvidos;
Ter pausas emocionais: Não insista em reuniões intermináveis para decidir questões importantes e programe pausas para que os envolvidos possam recuperar as energias e clarear as ideias;
Prepare-se para colaborar 100% com a reunião: A atenção e o foco devem estar em alta durante toda a reunião para que ela seja produtiva; portanto, inicie o debate com comprometimento total em achar uma solução.
Aprenda como fazer uma reunião produtiva em 5 passos
Necessária e absolutamente essencial para a troca de ideias e a tomada de decisões importantes dentro de uma empresa, a reunião produtiva é um objetivo difícil de alcançar para muitos gerentes e executivos – já que, embora sejam comuns e totalmente conhecidos por colegas e funcionários, as reuniões podem, em muitos casos, acabar fazendo com que a força de trabalho de uma corporação perca tempo ao economizar de economizar.
Pensando nisso, apresentamos, a seguir, uma série de dicas especiais para promover uma reunião produtiva na sua empresa – facilitando a resolução de problemas e desafios e, consequentemente, ganhando tempo precioso para as demais tarefas a serem realizadas na corporação.
1. O assunto deve ser previamente definido
Ter um assunto bem definido significa trazer foco para a discussão. A pauta da reunião deve ser estabelecida com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem discutidos. Definir essa ordem garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos antes.
2. A equipe deve estar preparada
Os funcionários que participarão do reunião deve saber antecipar sobre tema e demais participantes, podendo se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto. Compartilhe a agenda e os participantes, de preferência no momento em que você convidar determinado funcionário para a reunião.
3. O tempo da reunião deve ser estabelecido
Defina um horário máximo para que a reunião termine, e não ocupe mais tempo que o necessário para que as principais decisões sejam tomadas. Neste item, uma pauta bem estruturada vai ajudá-lo a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido para a reunião.
4. Escolha bem os participantes
Os funcionários que não estiverem envolvidos com o projeto a serem discutidos de maneira essencial não devem participar da reunião. O ideal é que cada participante tenha condição de contribuir com os temas que serão discutidos, mantendo o foco da reunião.
5. Fique longe de muitos detalhes
Tomadas como primeiras decisões, procure marcar outra reunião para decidir os detalhes da operação – focando o restante do seu tempo no que há de mais importante a ser discutido sobre a pauta principal.
Dica Bônus: Faça uma minuta da reunião
Ao término da reunião, tenha certeza de que uma pessoa ficou responsável por redigir uma ata da reunião com o registro de tudo que foi discutido e os pontos de ação que devem ser tomados na sequência do encontro. Isso não apenas garantirá que todos estejam de acordo com os temas discutidos, mas que também haverá resultados práticos do que foi definido em grupo.
Agora que você já sabe como fazer uma reunião produtiva, lembre-se sempre de escolher bem os temas para reunião com funcionários. Siga cada passo e consiga alcançar grandes níveis de intensidade em qualquer tipo de reunião, seja ela empresarial, administrativa ou reunião com colaboradores.
