Quando e como contratar um software de departamento pessoal

Atualmente, como soluções de gestão estão presentes em diversas organizações. Seja em vendas, no atendimento aos clientes, no departamento pessoal ou não, já existem no mercado uma possibilidade de organização RH para todos os setores. O software de DP é um desses exemplos.

Nesse setor, além de tornar as atividades operacionais mais produtivas, esse tipo de software permite expandir a gestão, oferecendo dados úteis e integrando.

Apesar da importância das tecnologias como essa, de acordo com dados da McKinsey & Company, 79% das empresas que têm uma política interna de digitalização ainda estão nos iniciais da transformação digital no RH.

E como está o processo de digitalização nas organizações brasileiras? Segundo o índice de maturidade digital – mensurado pela McKsey & Company – como empresas nacionais, impactando líderes digitais, têm uma empresa nota média de 66 pontos.

Um ponto percentual a menos líderes. Outro dado interessante mostra que quanto maior para o investimento em tecnologia, maior será a lucratividade do negócio.

Quais motivos levam a contratar um software de DP?

Uma solução digital, por si só, tende a ser a melhor alternativa de gestão de negócios, pois funcionalidades de funcionalidades como inteligência artificial, operação em nuvem e segurança da informação.

É um equívoco acredita que funções como essas não são úteis na gestão atual. Porém, há outras circunstâncias também consideráveis que justificam o investimento em uma solução profissional. Conheça agora como principais delas.

1. Ineficiência e baixa produtividade

A falta de eficiência no departamento pessoal pode ser observada quando os funcionários precisam prestar atenção para não cometerem erros em atividades muito repetitivas, por exemplo. Ou, então, quando o retrabalho é algo recorrente.

Entretanto, com um bom software de departamento pessoal, você automatiza muitas ações da área, o que diminui o risco de erros e torna as operações mais seguras.

Por exemplo, com esse tipo de solução, é possível calcular a folha de pagamento de forma rápido, problemas de descumprimento da legislação. Afinal, controlar manualmente quando cada colaborador sai de férias, quando volta, entre outras tarefas também é trabalhos e prejudica a eficiência.

Além disso, esse tipo de ferramenta também melhora a produtividade do tempo, já que é mais necessário gastar tempo com tarefas burocráticas e retrabalho. Assim, a equipe pode ser aproveitada para a realização de atividades mais estratégicas.

Isso aumenta o engajamento dos colaboradores, deixando-os muito mais motivadores, com trabalhos desafiadores para realizar. Se você tem observado esses problemas pessoais, talvez seja a hora de procurar um software de departamento.

2. Gastos com papel

Não faz sentido imprimir documentos hoje em dia, pois o armazenamento digital é muito mais organizado e sustentável, concorda? Com um software físico de departamento pessoal, você reduz seu consumo de papel, o que economiza dinheiro e espaço além de tornar uma empresa mais sustentável, ajudando o meio ambiente.

Com essa economia, é possível investir em outros projetos, como os colaboradores usarem da melhor maneira a ferramenta que você escolheu contratar.

3. Ausência de segurança

O departamento pessoal detém informações dos colaboradores e da empresa. Por isso, elas precisam ser guardadas com o máximo de segurança possível. Se no seu negócio o medo de que esses dados sejam acessados por terceiros é uma constante, saiba que o software de departamento pessoal também pode ajudar.

Com essa ferramenta, os dados são protegidos por senhas e criptografia e protegidos na nuvem, em servidores externos. Assim, a empresa não fica suscetível a danos nos computadores, roubo, perda e envelhecimento de papéis, entre outros problemas.

4. Falta de política de acesso remoto

Não dá nem para contestar o valor do acesso remoto em tempos de COVID-19. Essa gestão se tornou um trunfo para a continuidade da boa de negócio.

Dessa forma, a solução precisa ser elaborada com essa estratégia, permitindo que todos os processos suportem adequadamente o acesso remoto. Toda essa política precisa estar atrelada à composição do software.

5. Dificuldade de implantação do home office para o departamento de RH

Além da política de acesso remoto, uma implementação própria do escritório em casa é uma demanda que precisa ter cuidado estratégico com a solução de pessoal.

A partir de um software inteligente e eficaz, é possível fazer uma transição segura para o modelo de teletrabalho permitido pela nova legislação. Logo, essa dificuldade é sanada sem maiores problemas, e o gestor tem uma adaptação rápida de seus funcionários ao sistema home office.

6. Pouca agilidade nos processos de RH

Outro aspecto fundamental na gestão de recursos humanos é a necessidade de rapidez nos processos. Um sistema manual torna-se cada vez mais inviável nesse sentido pelo excesso burocrático vivenciado no controle de RH e pelo aumento expressivo no volume de dados e informações.

Uma solução digital tende a otimizar o fluxo de trabalho e as funcionalidades internas e externas, com programas essenciais, como o eSocial. Como um todo, o sistema entregará respostas mais rápidas e seguras.

7. Pouca entregue nos processos

Outra dificuldade em sistemas confiáveis é a falta de encontrado no serviço. Sem uma solução de forma digital integrada, é possível que a folha de pagamento, os benefícios e o RH sejam controlados pelos controladores de diferentes, prejudicando a visão holística da gestão.

Por outro lado, um software de dp tem o potencial de uniformizar as rotinas de departamento pessoal e de aprimorar a compreensão dos fluxos de processos, o trabalho do gestor.

8. Dificuldade de gerar relatórios e verificar resultados

Além de sobrar tempo para realizar tarefas estratégicas, com uma ferramenta de pessoal você também otimiza a geração de relatórios. Como os dados estão todos organizados, muitas ferramentas já geram relatórios automaticamente. Você só precisa baixar.

Também é possível observar os indicadores no dia a dia para ver como visíveis para bater metas, por exemplo. Nesse sentido, a decisão é aprimorada, pois a decisão responsável tem em suas mãos um conjunto de estratégias extremamente úteis e úteis para a construção de uma decisão de decisão profissional.

9. Dificuldade de implementação do RH estratégico

Esse tipo de evolução é um dos requisitos para alcançar um diferencial de competitividade e tornar a gestão de negócios integrada e integrada com a inteligência de um negócio da organização.

Nesse caso, um software de departamento pessoal assume um papel fundamental, já que otimiza a rotina essencial para a gestão. Esse conceito estratégico fica mais palpável a partir de uma solução digital que se torna uma base poderosa para ajudar o gestor no estabelecimento de metas de alcance.

10. Equipe insatisfeita

Além de facilitar a vida de quem trabalha no departamento pessoal, a adoção de uma ferramenta pode refletir em todas as áreas da empresa. É que, como o trabalho do DP envolve o pagamento de benefícios e benefícios, assim como a gestão de férias dos funcionáriosessa área da organização influencia o dia de trabalho de todos os colaboradores.

A equipe de atendimento atendeu suas solicitações de pagamento, de atendimento de outras equipes, e fez o pedido de pagamento pela internet. O que tornará a jornada deles mais agradável dentro da empresa. Também vão consultar com menos frequência o tempo de DP para tirar dúvidas pontuais e repetitivas.

Vantagens em contratar um software de DP para o seu negócio

Citando novamente a pesquisa da McKinsey & Company, as empresas que têm estratégias internas para implantação de tecnologias, possuem uma taxa de crescimento EBITA (earnings before Interest, tax, depreciation and amortization) 5 maior do que as que não tem um processo de digitalização .

No entanto, analisamos bem, encontramos muitas outras vantagens vindas com a transformação digital. Por exemplo, a empresa pode contar com um software de DP. Quais são os benefícios dessa tecnologia? A seguir, citamos alguns.

Otimização de processos

O software de DP automatiza tarefas manuais e repetitivas, como a gestão da folha de pagamento, a emissão dos holerites e o cálculo da jornada de trabalho dos profissionais. Em vista disso, a equipe desse setor economiza tempo e esforço que pode ser utilizada em outras tarefas internas.

Além disso, a implantação dessa tecnologia oferece mais segurança aos dados. Uma vez que, reduz os erros de lançamentos, por exemplo, de valores das verbas trabalhistas. Sendo assim, a organização diminui as chances de ser penalizada pela falta de pagamento desses direitos dos trabalhadores.

Aumento da produtividade

Um dos fatores que mais contribuem para a queda na produtividade do DP é o retrabalho. Muitas vezes, isso acontece por causa da falta de atenção ou do excesso de trabalho dos colaboradores.

Com a ajuda do software de DP, os processos e demandas são feitos com qualidade, rapidez e rapidez. Dessa, a equipe de DP não fica conseguindo trabalho e nem perde tempo com re.

Maior rentabilidade para o negócio

Como um software de DP gera rentabilidade para o negócio? Uma das maneiras de redução é dos chamados passivos trabalhistas – custos vindos de processos de redução. Vale lembrar que um grande número de reclamações trabalhistas de ex-colaboradores vem da falta ou do erro no pagamento de direitos financeiros.

Outro modo que a aplicação lucratividade tem a ver com aumento das chances de uma organização sofrer uma ação judicial devido ao tratamento de dados pessoais. Quando não é feito da forma correta, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) penaliza a empresa com altas multas.

Como contratar um software de DP

Se você se convencer de que um software de departamento pessoal vai trazer muitos benefícios para sua empresa, chegou a hora de escolher a melhor ferramenta. Veja agora passos fundamentais para essa aquisição.

Faça um mapeamento das rotinas de DP

É recomendado, para isso, mapear as atividades feitas pelo DP em sua empresa, as dificuldades enfrentadas e que é preciso melhorar. Assim, pode-se mirar na melhor ferramenta para o seu caso.

Identifique as ferramentas ideais e documente as informações

Depois, avalie as opções disponíveis, reunindo-se como um documento. A maioria dos softwares oferece um período de teste de alguns dias ou até mesmo uma demonstração gratuita em um ambiente de teste com alguns fictícios para que você tenha um vislumbre de dados de como uma ferramenta funciona. Fazer isso pode ajudar você a avaliar na prática a melhor solução para o seu caso.

Faça considerações importantes e contrate

É importante considerar o suporte oferecido pela escolha, verificar se há ferramentas de treinamento, analisar uma possibilidade de customização de modularidade, pesquisar preços, entre outras ações.

O uso de software de departamento pessoal tem sido importante para melhorar o desempenho desta área em muitas empresas. Que tal aproveitá-lo também na sua? O Convenia é um software de RH e que permite, organizar e gerenciar todas as rotinas da área, desde a admissão até o desligamento, fazendo a gestão de férias e benefícios, gerando dados e relatórios e muito mais.

Plataforma de Automatização do Departamento Pessoal

Enfim, a transformação digital nas empresas é um caminho sem volta. Ainda bem! Afinal, como vimos neste artigo, as tecnologias só melhoram o desempenho dos negócios. Sendo assim, implantado um software de DP é uma decisão inteligente e estratégica.