A transformação digital e o crescimento do trabalho remoto são apenas dois exemplos que apontam o motivo das empresas utilizarem, em um grau cada vez maior, ferramentas virtuais.
Sem dúvidas, a otimização que esses recursos oferecem aos processos internos das organizações também é outra razão importante. Entre essas ferramentas eficientes, podemos destacar a assinatura digital.
Neste artigo, explicaremos o que é assinatura digital. Além disso, mostraremos como esse recurso agiliza os processos do RH, suas vantagens e como implantá-lo no negócio. Acompanhe os próximos incluídos!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia usada para autenticar documentos eletrônicos.
Para isso, esse recurso utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para reconhecer os signatários, verificar a validade jurídica do documento e proteger as informações.
Quanto à aplicação, a assinatura digital pode ser usada em:
Entre os ganhos que o RH tem com a assinatura digital, podemos citar a facilidade de realizar diversas demandas por meio online.
Por exemplo, um candidato aprovado em um processo seletivo não precisa se deslocar até a empresa para assinar a sua admissão. Sendo assim, reduz custos, tempo e otimiza-se o processo de recrutamento e seleção.
Além disso, a assinatura digital ajuda o RH a entrar na era do trabalho remoto, na qual as equipes lideram suas atividades por meio da internet, independente da localidade.
Porém, existe outro tipo de assinatura: um eletrônico. Qual é a diferença entre essa e a digital? A principal diferença é que um eletrônico não depende de um certificador.
Sendo assim, a assinatura eletrônica pode ser criada pela empresa ou colaborador no ambiente digital e ser usada em e-mails e outros documentos sem a necessidade de autorização do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Os requisitos da assinatura digital são:
Autenticidade – garantia da veracidade de uma assinatura;
Integridade – garantia de violação de documentos;
não repúdio – garantia de que quem assinou não pode negar a validade do documento.
Com respeito a classificar, as assinaturas digitais podem ser:
simples: identificação do signatário de forma simplificada;
Avançada: identificação de qualquer alteração posterior;
qualificado: feito por meio de um certificado digital.
Como agilizar processos de RH com assinatura digital?
Na prática, para assinar um documento eletrônico, o RH precisa de um assinante digital – um software que anexa os elementos criptográficos do certificado digital ao documento que será validado.
Podemos comparar essa tecnologia a uma caneta comum que utilizamos para assinar documentos físicos.
Grandes empresas que assinam um volume enorme de documentos adotam uma aplicação virtual, como a de gestão de RH, que tem o assinador digital entre suas funcionalidades.
Esse sistema lê automaticamente os documentos e os associa às chaves criptográficas e ao certificado digital da empresagerando uma assinatura.
Tanto a assinatura digital quanto a eletrônica foram autorizadas no Brasil por meio da Medida Provisória (MP) nº 2.200-2/2001. Desde então, empresas e profissionais podem assinar documentos sem a necessidade de estarem presentes fisicamente e depois irem a um cartório para reconhecer a personalidade da assinatura.
Em resumo, a assinatura digital trazida agilidade e segurança ao RH que precisa lidar com muitos documentos importantes da empresa e dos colaboradores.
No tópico anterior, citamos alguns processos do RH que podem usufruir da assinatura digital, como a admissão de colaboradores.
Porém, esse recurso pode ser utilizado em todas as áreas de administração de pessoal. Dessa forma, o RH migra a gestão de documentos para o ambiente digital. O resultado disso é uma maior organização dos arquivos e dados da empresa. Outro benefício é o estímulo à cultura interna da inovação e à implantação do conceito de RH 4.0.
Quais são as vantagens desse recurso para o RH?
O estudo“O local de trabalho digital: Pense, compartilhe, faça – Transforme a experiência do seu funcionário”produzido pela Deloitte, mostra que a adoção de ferramentas virtuais na empresa, em especial no RH, gera:
Atração de talentos;
Eleva a produtividade interna em, pelo menos, 7%;
Aumenta a satisfação dos colaboradores em 20%;
Potencializa a retenção de profissionais em 87%.
Será que a assinatura digital é uma ferramenta virtual que também contribui para o sucesso do RH? Vejamos, a seguir, alguns dos benefícios que a assinatura digital oferece para o RH:
Aumento da produtividade: as equipes não gastam horas procurando documentos mal organizados em arquivos físicos;
Recrutamento e seleção: essa área otimiza o tempo da admissão de colaboradores. Desse modo, os profissionais iniciam os seus serviços na empresa com mais rapidez;
Redução de custos: o RH diminui consideravelmente os gastos com logística de documentos, impressões, papeladas e armazenamento físico;
Gestão integrada de dados: como todos os documentos assinados estão em um único sistema, os profissionais do RH têm acesso fácil a eles;
Gestão de benefícios: com uma simples assinatura digital, os colaboradores podem solicitar férias, pagamento de horas extras, sacar o FGTS, pedidos de aposentadoria etc.
Quer conquistar a sua? Anote o que é preciso!
O primeiro passo para obter uma assinatura digital é criar um certificado digital (identidade eletrônica da empresa) que também é conhecido como e-CNPJ.
Para isso, é necessário realizar a solicitação do certificado digital ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). As etapas desse processo são:
Solicitação do certificado;
Validação presencial;
Emissão do certificado;
Instalação do certificado.
No decorrer do processo, o ITI fornece orientações e aponta as documentações necessárias para o andamento do registro. Quando o certificado e a assinatura são gerados, o RH pode implantar um software de gerenciamento de RH que já possuía o recurso de assinatura eletrônica, como o sistema em nuvem da Convenia.
Essa aplicação tem uma funcionalidade chamada sinal de clique que permite o upload e o envio de documentos para serem assinados por e-mail, SMS ou Whatsapp. Sendo assim, o RH adquirindo:
Rapidez e praticidade;
Validade jurídica;
Segurança;
Mais pontos de autenticação (símbolo, selfie e assinatura);
Facilidade no processamento (o documento pode ser assinado de qualquer dispositivo eletrônico conectado à internet).
Essa tecnologia segue os protocolos de segurança e validade jurídica que mantém a integridade, sigilo e segurança dos documentos.
Com certeza, ó RH terá em mãos uma ferramenta de alto desempenho que agregará inovação e eficiência aos seus processos. Sendo assim, a empresa pode esperar uma melhoria tanto na gestão administrativa quanto na de pessoas.
Conseguiu entender o que é assinatura digital e como agilizar os processos do RH? Quer começar a automatizar as tarefas da sua empresa? Então, baixe e leia o nosso e-book: Automação no RH: O guia completo.
