O sucesso de uma empresa está diretamente ligado à produtividade dos seus colaboradores. Logo, alinhar um tempo que esteja totalmente engajado com a política e a missão de um negócio é fundamental para o alcance dos objetivos. Contudo, quando os funcionários executam suas funções longe da sede da empresa, é essencial traçar estratégias para a gestão de equipes externas.
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Quando esses colaboradores trabalhando fora do ambiente de trabalho, a gestão dos profissionais requerer uma maior atenção. Além disso, é necessário optar por processos diferentes, para que haja uma eficiência constante nas rotinas.
Para auxiliar as empresas no processo de gestão de equipes externas, neste post, vamos trazer informações imprescindíveis para manter o controle e produtividade. Leia e confira!
5 dicas para gestão de equipes externas
Entenda como fazer a gestão de equipes externas de forma que consiga manter o controle e a produtividade.
1. Defina metas atingíveis
Conhecer especificamente o campo em que os colaboradores aplicarão suas atividades é fundamental para estabelecer metas atingíveis.
Cabe ao gestor compreender o mercado externo em que se situa, assim ele conseguirá planejar objetivos plausíveis e alcançáveis. A partir disso, conhecendo a capacidade de produtividade dos colaboradores, aumentar a lucratividade por meio do desempenho da equipe externa se torna algo cada vez mais fácil e eficaz.
No entanto, de nada adianta definir metas sem qualquer análise prévia, ou mesmo querer resultados que os próprios estudos até mostrem que não poderão ser alcançados. Esse estilo de liderança apenas contribuirá para a retração e desmotivação dos profissionais.
Por outro lado, quando as metas são definidas a partir de estudos preestabelecidos e que demonstram que certos resultados são realmente possíveis, o comprometimento e o engajamento com essas metas é algo natural por parte da equipe.
2. Estabeleça uma política de trabalho externo
Com frequência, os empreendimentos têm estabelecido políticas internas para o desenvolvimento da empresa. Geralmente, elas são adotadas em regras, objetivos e particularidades daquele negócio frente aos clientes, colaboradores e fornecedores.
São essas diretrizes que conduziram o desenvolvimento da organização e cozinhar com que essa empresa se destaque entre os concorrentes. Além disso, são essas políticas que nortearão o posicionamento de cada colaborador dentro do empreendimento.
Entretanto, quando se fala em trabalho externo, existem algumas situações que precisam ser pontuadas e se diferenciam dos princípios internos. Dessa forma, estabelecer uma política de gestão de equipes externas é fundamental para a organização definir como os colaboradores devem se posicionar durante sua jornada de trabalho. Afinal, eles serão os principais representantes da marca empresarial.
Constituir o modo de comportamento e a maneira como o trabalho deve ser realizado é essencial quando falamos em equipe externa. Isso ajuda os profissionais a solucionarem questões corriqueiras, assim como podem tomar as melhores decisões diante de conflitos, sempre baseado na conduta que a organização prega.
3. Invista na comunicação
A comunicação é a base para o desenvolvimento empresarial. Sem sombra de dúvidas, são os relacionamentos interpessoais e profissionais que garantem o alcance da empresa ao seu público-alvo.
O elo entre os trabalhadores ocorre quando o emissor emite uma mensagem que passa pelo intermediário e chega ao receptor. Isso tudo utilizando um canal de comunicação. Se no meio desse processo houver quebras nas informações, a última ponta receberá dados imprecisos. Logo, o resultado final pode não ser o almejado.
Dentro de um empreendimento, a comunicação faz com que os colaboradores acompanhem a par do que está ocorrendo no estabelecimento, tendo como principal função informar, monitorar, apresentar e divulgar.
A comunicação interna é fundamental para formar laços, criando um ambiente de trabalho organizado e saudável para os funcionários. No entanto, quando falamos das equipes externas, qual a importância da comunicação?
Saiba que a transparência se torna ainda mais importante quando o assunto é a gestão de equipes externas. Esse compartilhamento seguro das informações é processado com uma comunicação bem aplicada e identificada. Crie canais de fácil acesso, para que todos estejam atualizados sobre as decisões tomadas, torne os processos idôneos e facilmente compreendidos.
Como os profissionais externos não estão diariamente dentro da matriz, controlar documentalmente o trabalho realizado é indispensável para que todos sigam as mesmas instruções.
4. Monitore os deslocamentos
Não é porque a equipe é externa que não deve seguir as regras protegidas pela empresa. Uma delas é cumprir com a jornada de trabalho e manter o curso dos processos dentro do planejado.
Controlar os horários de trabalho faz parte das atividades da gestão de equipes externas. Nesse momento, a tecnologia se torna essencial, pois já existem muitos Programas que permitem o controle da jornada dos colaboradores externos.
Essa verificação se faz necessária para assegurar o descanso garantindo aos empregados, além de prevenir a empresa contra possíveis fiscalizações e autuações do Ministério do Trabalho.
Esse controle, em conjunto com o monitoramento dos deslocamentos das equipes externas, atesta a realização das tarefas projetadas. A definição de um mapa planejado da área onde será realizado o trabalho, traçando todos os detalhes, garante que a equipe chegará ao local estipulado.
Além disso, o monitoramento dos percursos realizados sustenta um controle mais eficaz dos custos. Já que os deslocamentos geraram despesas com combustíveis e estadias, ter esses valores orçados garantem a solidez das finanças. Lembre-se de que o dispêndio descontrolado desses valores pode acarretar gargalos no fluxo de caixa. Hoje, existem ferramentas que controlam o percurso exato percorrido pelos veículos, garantindo que eles não sejam usados para fins pessoais.
5. Usufruta da tecnologia
A informatização revolucionou as atividades empresariais. Afinal, por meio dela, foi possível reduzir o tempo de execução dos trabalhos, assim como diminuir os riscos existentes para os negócios.
Toda essa melhoria beneficiou o controle dos trabalhos externos, pois estreitou a comunicação entre os profissionais e ainda permitiu o controle dessas equipes pelos gerentes.
Com a utilização de aplicativos e ferramentas tecnológicas, é possível se comunicar com os funcionários em tempo real, de qualquer lugar que haja um sinal de internet. Também se tornou possível acompanhar o desenvolvimento das atividades, permitindo que os gerentes tragam feedbacks instantâneos para as equipes, podendo alterar os resultados finais.
Antigamente, os níveis decisórios só conseguiam o conhecimento de alguns dados no momento em que tudo estava finalizado, não podendo alterar tais resultados. O usufruto de todos esses recursos trouxe grandes contribuições para os empreendimentos, pois facilitou o acesso e permitiu tomar decisões tomadas em dados reais.
Isso significa que todos esses passos fazem parte de uma gestão de pessoas baseada em políticas de engajamento e conduta, voluntárias aos valores pessoais. Dessa maneira, quando esses processos são aplicados e aplicados com a colaboração dos trabalhadores, a equipe entende os objetivos e nada é realizado com base em cobranças excessivas.
O investimento em softwares se torna ainda mais necessário para os empreendimentos que desejam garantir um controle eficiente das equipes externas. Assim, pesquisar por sistemas que se alinham às necessidades individuais da empresa é de suma importância para a obtenção das metas desejadas.
Agora que você conhece os principais fatores que influenciam uma gestão de equipes externas, entre em contato conosco. Temos o suporte que sua empresa precisa!
