Às vezes, o cadastro de funcionários é visto como um processo chato e de pouca importância para a organização — um equívoco enorme. Além de ser uma obrigação legal, prevista na CLT, os dados contidos no registro apresentam importância estratégica.
Por meio deles, é possível identificar o perfil dos funcionários que fazem parte da empresa, analisar correlações entre os colaboradores mais produtivos e até criar políticas de proteção e retenção de talentos, entre muitas outras coisas.
Logo, é preciso saber como fazer o cadastro de funcionários da forma correta e tirar proveitoso disso. Nos próximos pedidos, nos aprofundamos nesse assunto. Continue lendo!
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Como fazer o cadastro de funcionários da empresa?
A lei trabalhista oferece três opções para fazer o registro dos empregados: livros, fichas e sistemas eletrônicos. Nos dois primeiros modelos há um processo mais manual, que toma tempo do empregador. Já no terceiro existe a possibilidade de automação.
Então, o processo para cadastro de funcionários pode variar bastante, dependendo do modo de registro utilizado. Em geral, existem cinco etapas-chave:
coleta dos dados necessários — feitos com empregados e órgãos reguladores;
verificação dos dados — para avaliar se há divergências ou erros cometidos;
armazenamento dos dados — em meios específicos, como descrito na lei;
disposição dos dados — os dados devem ser acessíveis, caso seja preciso usá-los;
atualização regular — de tempos em tempos, é preciso atualizar o registro feito.
Nesse aspecto, o registro do funcionário depende da coleta e análise das informações sobre o funcionário e a função que ele vai ocupar dentro da empresa. Caso existam divergências, como do cargo incompatível com a função exercida, a empresa pode sofrer consequências.
Os dados coletados ainda devem ser armazenados, armazenados e atualizados com frequência, do contrário, podem não contemplar a necessidade da empresa ou ficar obsoletos demais.
O uso de sistemas eletrônicos para o cadastro, isto é, softwares, facilita todas essas etapas. Primeiro, porque o registro fica mais fácil e pode até ser automatizado. Segundo, porque as informações ficam disponíveis digitalmente. Adiante, explicamos melhor os benefícios.
Quais os benefícios de contar com a automação do cadastro de funcionários?
A indústria 4.0 tem somado uma série de benefícios às empresas, como a digitalização de processos tradicionais e redução de custos. Especificamente no setor de RH, muitas das tarefas tradicionais e burocráticas, que demoravam dias ou semanas para serem feitas, hoje, podem ser deixadas a carga de máquinas. Isso tem uma série de emoções positivas.
Maior agilidade nos processos
O cadastro manual de funcionários, passo a passo, pode demorar bastante. Além disso, quando essas informações forem solicitadas, será preciso buscá-las em arquivos que estão parados no arquivo morto do RH, o que dificulta o processo.
A automação permite que tanto o registro quanto a busca das informações desejadas sejam mais rápidos e precisos, pois tecnologias e bancos de dados específicos podem ser usados para facilitar todo o processo. Assim, o RH ganha agilidade e pode focar em outras tarefas.
Uso de grandes volumes de dados
O termo “ciência de dados” nunca foi tão usado. O motivo: hoje, como as empresas sabem o quanto colher e usar grandes volumes de dados pode ajudar a solucionar problemas e identificar oportunidades. Registro em fichas e livros, porém, dificultam bastante esse processo.
O cadastro automatizado permite que todas as informações, que estão digitalizadas, sejam utilizadas com maior facilidade. Desse modo, é possível cruzar dados dos funcionários para ter percepções sobre novas estratégias, identificando padrões e corrigindo problemas internos.
Um uso interessante dos dados registrados, por exemplo, é para identificar padrões entre os principais talentos da empresa e usá-los para recrutar novos funcionários. Esse processo, claro, depende de uma equipe preparada, mas os “insumos” estão ali, são os dados.
Redução do número de erros
Um dos maiores problemas do registro manual é a maior probabilidade de erros. Caso a atenção falhe por segundos, é possível que o cadastro do profissional esteja comprometido. Isso prejudica a empresa de várias formas, podendo até resultar em multas e processos.
O uso de softwares e tecnologias de automação reduz a possibilidade de existência de erros. Como robôs (programados para essa função) funcionam no processo, a ocorrência de erros é muito mais espontânea. Assim, o empreendimento ganha em eficiência operacional.
Segurança da informação
No cenário onde os dados são tão importantes, adotar políticas de segurança da informação é quase uma obrigação. É preciso restringir o acesso aos dados da empresa, e arquivos físicos, que ficam dispostos em almoxarifados, ofereço isso.
Softwares avançados, por sua vez, contam com o controle mais específico de segurança. Apenas profissionais devidamente autorizados podem acessar os dados que estão contidos no sistema. Isso reduz a possibilidade de utilização inapropriada dos dados.
Outro ponto positivo é que esses sistemas operam em nuvem. Seus dados não ficam armazenados no computador da empresa. Isso elimina a demanda por cópias de segurança e preservar os dados existentes (mesmo que, por algum acidente, os computadores fiquem danificados).
Qual software pode ser usado para o cadastro de funcionários?
Para aproveitar todos esses benefícios, é preciso buscar por um software de departamento pessoal. Existem alguns no mercado, porém, os melhores contam com três características: ótimas funcionalidades, alto custo-benefício e fornecedores de confiança.
Um software de destaque é o Convenia, que foi desenvolvido especificamente para atender demandas de departamento pessoal. Ele facilita e automatiza o cadastro dos funcionários, permitindo que as informações sejam digitalizadas e que os dados desejados sejam usados de maneira estratégica pela empresa.
O software Convenia oferece outras soluções capazes de tornar o departamento pessoal mais financeiro à indústria 4.0. A distribuição online de holerites, o calculado automaticamente da folha de pagamento, os alertas e registros de férias são alguns exemplos.
Enfim, como você pôde observar, há duas formas de realizar o cadastro de funcionários: uma manual, com fichas e livros; e outra eletrônica, com softwares. O uso de tecnologias pode facilitar o processo, tornando-o mais rápido, acessível e confirmado. Assim, o registro dos colaboradores pode atender a questões legais e, ainda, ser usado de forma estratégica pela empresa.
