O Departamento Pessoal e Contabilidade são como áreas empresariais que têm obrigações mais lidam com obrigações tributárias e trabalhistas.
São detalhes os procedimentos envolvidos nas rotinas administrativas e de administração, que não são os mesmos de todos os funcionários que admiram que os profissionais em questão e confusos com alguns especialistas — ou que não conheçam bem deles.
As guias e impostos da Folha de Pagamento são exemplos da situação descrita acima. Contadores e profissionais não raros, urgentes do Departamento Pessoal e informações para fazer documentos tributários e trabalhistas como DIRFIP, RAIS, CAGED, GPS etc.
Se você quer melhor o que são as siglas das obrigações tributárias, quais são suas funções principais e como suas aplicações vão mudar com a chegada do eSocial, este artigo vai descomplicar toda essa confusão!
Obrigações tributárias e trabalhistas
Antes de passar a passar sobre a sigla de cada uma das obrigações tributárias , vamos assentar o peso básico sobre as obrigações fiscais e trabalhistas brasileiras .
Existem dois tipos de obrigações tributárias no Brasil: as principais e as acessórias. As principais obrigações são o pagamento do tributo ao Governo; as obrigações acessórias são as declarações – comumente chamada de recolhimento – desse pagamento ao Governo.
Em alguns casos, o contribuinte é responsável tanto pelo pagamento das obrigações fiscais como pelo seu recolhimento. No entanto, há situações para as quais a legislação determina a responsabilidade tributária de terceiros, transferindo o ônus do recolhimento para outra parte, de modo que o contribuinte só arque com o pagamento do tributo.
Há também obrigações trabalhistas que não envolvem tributos, mas que possuem caráter de fiscalização e estatísticas. Algumas delas são fornecidas e outras funções.
O que é DIRF?
DIRF é uma sigla de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, que é uma das obrigações tributárias. Seu recolhimento é de responsabilidade da fonte pagadora, ou seja, da empresa.
O Imposto de Renda é uma das obrigações tributárias que é direcionada a todas as pessoas físicas e jurídicas (exceção feita a alguns casos descritos na lei). O IR, como é popularmente conhecido o Imposto de Renda, é a maior fonte de arrecadação do governo brasileiro.
Informar os rendimentos pagos às pessoas domiciliadas no Brasil;
Valor do imposto de renda e de contribuições retido na fonte;
Pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa paga aos residentes ou domiciliados no exterior;
Valor pago a plano de saúde coletivo empresarial.
Como entregar uma DIRF?
Atualmente, a declaração da DIRF — cujo data limite é até as 23h59min59s do último dia útil do mês de fevereiro — é efetuada por meio do Programa Gerador de Declaração Receitanet, que pode ser acessado no site oficial da Receita Federal.
As etapas para o envio da DIRF são:
Baixar o programa selecionador entre os sistemas: Windows 7.32 bits (ou superior) e 7.64 bits (ou superior) ou Linux 32 bits e 64 bits;
Na tela de boas-vindas, confirme o início da instalação do programa;
Após a conclusão da instalação, siga as orientações dadas pelo sistema para o preenchimento e envio.
O serviço online de declaração da DIRF pode ser utilizado:
Pelo contribuinte ou seu representante legal;
No caso de pessoas jurídicas (empresas), o solicitante precisa fazer parte do quadro de sócios e administradores (QSA) do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
E quanto a documentação? Os documentos comuns em todas as declarações enviadas à Receita Federal, ou que incluem a DIRF, são:
Documento oficial de identificação do contribuinte;
Formulário de solicitação de cópias;
Documento que comprove a condição de representante legal (estatuto, ato constitutivo, contrato social ou ata).
Nos casos de empresas com filiais, a matriz fica responsável por agrupar uma DIRF de cada unidade e fazer uma declaração usando apenas um arquivo digital.
O que é RAIS?
Essa sigla significa Relatório Anual de Informações Sociais. Essa declaração foi instituída em 1975 por meio do Decreto nº 76.900. Entre às finalidades da RAIS, podemos destacar o fornecimento de dados e capital para a gestão:
Do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
Sistema de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
Dos estudos técnicos e de natureza estatística e atuarial;
Da identificação do trabalhador com direito a abono salarial PIS/PASEP.
Quem deve declarar uma RAIS?
Entre as empresas que precisam enviar a RAIS, estão:
As inscritas no CNPJ (com ou sem empregados);
Todas as organizações como empresas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
Empresas individuais – mesmo que não possuíam colaboradores;
Empresas do direito privado;
Autônomos e profissionais liberais que tenham, pelo menos, um funcionário;
Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à empresa com endereço;
Grupos 3 (empregadores optantes pelo regime Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos);
Grupos 4 (órgãos públicos e internacionais – âmbito federal), classificados no eSocial.
É importante sobressair que caso a empresa não tenha empregados ou teve suas atividades paralisadas durante o ano-base, ainda assim está obrigada a entregar a RAIS Negativa.
Para enviar a RAIS, é necessário usar dois sistemas governamentais que podem ser acessados pelo site do Ministério do Trabalho:
o GDRAISque é o programa gerador de arquivos RAIS;
o RAISNET, o programa transmissor de arquivos.
O prazo de transmissão da RAIS é publicado. Normalmente, ele ocorre entre março e abril do outro subsequente aos dados que constam no relatório. Caso a empresa envie declarações precisas dos anos-base de 1976 a 2019, é necessário usar o programa GRDAIS Genérico (1976-2019).
Por meio da portaria SETEMBRO n0 1.127/2019algumas empresas não precisam mais enviar uma RAIS.
São as que fazem parte dos grupos do eSocial:
1 (com faturamento acima de R$ 78 milhões);
2 (com faturamento de até R$ 78 milhões e não optantes pelo regime Simples Nacional).
Para esses grupos, as informações por meio de RAIS são enviadas ao sistema do eSocial.
CAGED: o que é?
Criado por meio da Lei nº 4.923/65o CAGED — sigla de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — é um banco de dados que toda empresa mensalmente informando suas admissões e desligamentos para que o governo saiba quem está empregado e quem está desempregado no Brasil.
Ele surgiu com a função inicial de suprir o Programa de Seguro-Desemprego com dados sobre vínculos trabalhistas para que a oferta de benefícios fosse liberada. Além disso, ele atua como fonte de informações para que o Governo elabore estatísticas sobre o emprego no Brasil e, assim, possa planejar suas ações relacionadas ao trabalho e ao salário.
No CAGED a empresa deve declarar:
Empregados contratados sob regime CLT;
Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
Aprendizes;
Trabalhadores temporários.
Por outro lado, não devem ser pedidos casos como:
Servidores de administração pública;
Trabalhadores avulsos;
Dirigentes sindicais;
Autônomos;
Ocupantes de cargas eletivas;
Estagiários;
Empregados domésticos e outros casos particulares.
Quem deve declarar o CAGED?
O CAGED deve ser enviado por organizações inscritas no CNPJ que fazem todas as diferenças no quadro de colaboradores contratados pelo CLT. Essas mudanças podem ser: admissãodownload e demissão.
Para enviar o CAGED, o profissional de DP pode usar:
O prazo de envio é até 7 do mês subsequente o qual as informações se referem. Outras informações importantes sobre o envio do CAGED estão na seção “entrega da declaração” no site do Ministério da Economia.
É importante sobremaneira que, de acordo com o art. 1º da Portaria SEPRT 1.127/2019, publicado em setembro de 2019, ea Portaria SEPRT 1.195/2019 o CAGED, sistema para Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, deixou de ser obrigatório a partir da competência Janeiro/2020.
SEFIP/GFIP: o que é?
O SEFIP (Sistema Empresa de Fundo de Garantia e Informação à Previdência Social) é um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal (CEF). Por meio dele, as empresas que educam o FGTS gerem a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência).
Com esses dados, o Governo Federal repassou informações aos trabalhadores ao FGTS e à Previdência Social. Atualmente, todas as empresas que possuem funcionários estão obrigadas a pagar a GFIP, pois é através desta declaração que é fornecida pela guia de FGTS.
Com a publicação da Instrução Normativa RFB n0 2005/2021, as empresas dos grupos 1 a 3 enviam dados previdenciários por meio do DCTFWeb. Essa sigla significa Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Essa obrigação acessória é automática e automática por essa obrigação do EFD-inf.
Por isso, as empresas devem enviar corretamente os eventos do eSocial relacionados aos dados previdenciários. Feito isso, a DCTFWeb será gerada do próximo mês o dia 15 fatos geradores.
Quem é responsável pelas obrigações: Departamento Pessoal ou Contabilidade?
Não existe uma única resposta certa para essa pergunta. O trabalho de arcar com todas as obrigações tributárias, trabalhistas e fiscais da empresa, e competir a ela decidir qual profissional será dedicado a cumprir as tarefas.
É comum que uma pequena ou média empresa terceirize completamente a execução para uma Contabilidade externa, devido à competência e especialização de seus profissionais nos assuntos tratados ao longo deste artigo.
No entanto, não há uma norma legal que impeça um Departamento de Pessoal de executar as obrigações profissionais e trabalhistas internamente. Independentemente da escolha, são fundamentais para que as rotinas sejam feitas a legislação, respeitando os devidos cuidados com os prazos, para que todos os detalhes sejam cumpridos e que sejam conformes com os prazos, para que todos sejam conformes.
Faça um planejamento das obrigações tributárias e trabalhistas
Para que a empresa fique em dia com toda a obrigação e tributária, é importante que seja feito um trabalho planejamento estratégico. Essa prática envolve a elaboração de um conjunto de estratégias, estudos e ações. O estruturar, gerenciar, organizar, reduzir a carga tributária da organização e os problemas com os objetivos de trabalho.
É importante que esse planejamento seja realizado por contadores ou com ferramentas de tecnologias eficientes, como softwares de gestão financeira. As etapas para criação de um planejamento para organizar as obrigações tributárias são:
Coleta de dados – enquadramento tributário, atividades operacionais, contábeis, financeiras e administrativas da empresa;
Definição da natureza jurídica – formato legal da empresa: sociedade anônima (AS), empresa de pequeno porte (EPP), microempresa (ME) etc.;
Escolha do regime tributário – simples nacional, lucro real ou lucro presumido;
Análise do impacto dos impostos na empresa.
Depois que é realizado o planejamento tributário, a organização ganha economia, segurança e competitividade. Além disso, evita multas e processos vindos com a ausência do recolhimento dos tributos obrigatórios.
Enfim, as obrigações tributárias e trabalhistas fazem parte dos procedimentos que as empresas devem ficar atentas. Dessa forma, o negócio fica livre de pendências e organização que mancha a imagem da contabilidade ou orçamento.
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