Saiba como utilizar uma ferramenta de admissão digital na hora da contratação

A transformação digital está cada vez mais presente no mercado de trabalho. Ela veio para auxiliar os profissionais a otimizarem o tempo, diminuir os erros e automatizar as operações. No RH e DP, ela começa a integrar o processo no momento da contratação, através da admissão digital.

Com ela, é possível centralizar o trabalho do DP e RH de modo que todas as etapas sejam acessadas e controladas por meio de um software de admissão digital. Ou seja, os profissionais conseguem armazenar todos os documentos importantes da admissão em um só lugar.

Quer entender mais sobre o assunto e aprender de que forma implementar esse processo de admissão na sua empresa? Então, continue a leitura!

O que é admissão digital?

A admissão digital é quando os Recursos Humanos realizam todo ou grande parte do processo de admissão por meio de um software de RH. Com ele, todos os dados ficam armazenados na nuvem, e integrados ao eSocial.

Existem desde as plataformas mais básicas, até as mais completas – como é o caso da Convenia, que centraliza o controle de todas as demandas do setor em um só lugar.

Ter esse recurso na instituição é essencial, pois facilita o envio de documentos para outros departamentos, como por exemplo a contabilidade, e proporciona a você uma visão ampla da gestão.

Os profissionais do DP e RH sentem diariamente o peso da burocracia, que atrasa não apenas o andamento das demandas, como também dificulta o desenvolvimento da empresa como um todo.

segundo a FIESP83,2% das empresas brasileiras não conseguem iniciar ou expandir seus negócios por conta dos processos burocráticos.

Mas, saiba que com uma admissão digital você conseguirá desburocratizar o recrutamento e seleção, deixando-o muito mais simples, prático e eficaz.

Com a medida provisória nº 2200-2/2001, o processo de admissão pode ser feito eletronicamente sem o risco da empresa sofrer com processos trabalhistas. Os funcionários fazem uma assinatura eletrônicagarantindo a veracidade dos documentos.

Porém, o novo processo de admissão não elimina 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente. Entre os documentos obrigatórios para a admissão, alguns precisam ter uma versão física mantida na empresa, como os atestados de saúde ocupacional.

Por que implementar a tecnologia no DP e RH é uma necessidade nos tempos atuais?

Como você bem sabe, nós vivemos na era digital, onde as mais diversas áreas das nossas vidas estão integradas à tecnologia e internet. No ambiente corporativo isso não é diferente. Pára 70% dos líderes empresariaisesse é um tema relevante.

E para o Departamento Pessoal ainda mais, visto que há muita burocracia em seus processos, que precisam estar alinhados com a lei e evitar ao máximo erros de dados. Sendo assim, é essencial realizar uma transformação digital na empresa, para automatizar os processos e gerar benefícios como:

• Otimização da comunicação dentro do setor: ela será centralizada, padronizada, integrada e de fácil acesso. Todas as conversas e arquivos são compartilhados com agilidade, otimizando ainda mais a rotina de trabalho;
• Controle total das informações: os softwares já seguem as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que é obrigatória para todas as empresas. Isso garante integridade e total controle interno sobre os dados;
• Redução de erros: a automatização das demandas e informações fazem com que as atividades, principalmente os serviços repetitivos, reduzam ou zerem os erros em cálculos, preenchimento de planilhas, etc;
• Economia de tempo e recursos: também por conta da automação, os processos são feitos com mais agilidade, podendo ser feitos em dias, ao invés de semanas ou meses. Isso promove mais tempo ao profissional de DP, além dos outros setores, como jurídico, jurídico ou RH. E, ainda, a integração dos sistemas em um único software faz com que não haja mais necessidade de utilizar diversos recursos.

Esse último tópico é capaz de trazer muitos outros benefícios diretos e indiretos, como por exemplo a redução de sobrecarga em diversos profissionais. Entenda um pouco mais sobre o poder que a economia de tempo e recursos possui e como você pode implementar na sua empresa com nosso webinar!

Como funciona a contratação online?

Após ser informado de sua aprovação no processo seletivo, o futuro funcionário recebe um link do RH ou DP para preencher o formulário com suas informações solicitadas e anexar os documentos.

Essa etapa pode ser realizada de qualquer computador ou smartphone e em qualquer horário, com isso, não é necessário que ele compareça pessoalmente na empresa.

Quando uma etapa for finalizada, os setores essenciais da empresa são notificados e os dados são validados. Como todas as informações do novo suportado estão no sistema, de forma rápida, o Departamento Pessoal recebe tudo o que é necessário para incluir-lo na folha de pagamento.

Quais são as vantagens da admissão digital?

Você conferiu até aqui o que é admissão digital e por quê ela é importante, percebendo o quão satisfatória ela é para o processo seletivo. Agora, veja quais são os ganhos que a sua empresa terá em relação aos colaboradores, e mais alguns motivos que fazem essa ser a melhor escolha no momento de recrutar.

Redução de custos e de armazenamento

É importante que o DP tenha um ambiente que armazene arquivos e documentos de todos os funcionários atuais e que já passaram pela empresa. É comum encontrar esses gabinetes em espaços físicos nas instituições que ainda não são digitalizadas.

O erro disso é que, caso tenha permitido um incêndio, alagamento ou algum outro problema que danifique esse lugar, fará com que o setor perca todos os dados e registros de uma vez só. Portanto, para manter um armazenamento seguro e liberar espaço físico, recomenda-se o uso de ferramentas digitais que utilizam servidores em nuvem.

Dessa forma, você terá um armazenamento estratégico, e ainda diminuirá os custos ao reduzir a quantidade de papel, impressões, massas, etc.

Aumento da produtividade

Atentar-se a produtividade é essencial para qualquer organização, visto que aumentá-la garante maior eficiência na realização das tarefas. Dessa forma, as demandas passam a ser entregues com maior qualidade numa quantidade de tempo menor.

Além disso, aumentar a produtividade reduz a utilização de outros recursos de produção, evitando perdas e tornando a organização mais consciente.

A admissão digital é um investimento que influencia diretamente na produtividade dos funcionários. Ela simplifica e agiliza o processo de aceitação, permitindo que menos pessoas sejam responsáveis ​​por organizar, verificar e arquivar os documentos.

Caso seja necessário verificar alguma informação, os documentos podem ser acessados ​​em apenas alguns cliques, o que facilita a gestão para a empresa. Por exemplo, com o software da Convenia, uma admissão completa pode ser feita em até 20 minutos.

Assim, os colaboradores não ficam sobrecarregados com as tarefas relacionadas ao processo de admissão e podem focar em outras atividades.

Maior engajamento interno

O uso de tecnologia para desburocratizar os processos e otimizar o tempo dos funcionários gera efeitos positivos no setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Os profissionais se sentem mais motivados por terem um processo de admissão fácil e ágil, motivando assim os esforços estratégicos em outras atividades.

Isso facilita, inclusive, para que as atenções sejam voltadas ao capital humano, promovendo ações que gerem engajamentos no restante da empresa.

Os novos colaboradores também são beneficiados com a implementação da admissão digital. Entregar a documentos sem a necessidade de sair de casa e de forma rápida agilizar o processo e promover uma experiência positiva antes mesmo do primeiro dia de trabalho.

Os Recursos Humanos também poderão ajudá-lo com mais afinco ao dedicar-se por mais tempo ao onboarding, fazendo com que o talento já entre na empresa também engajado e motivado.

Software de RH para admissão online: conheça a Convenia

Como você pode ver, a tecnologia auxilia muito na otimização e agilidade do processo de admissão digital. Mas, com softwares completos, você consegue ter benefícios não apenas nesta demanda, como em diversas outras.

A Convenia desenvolveu seu software pensando nas melhorias que poderiam fornecer ao RH e DP, e, consequentemente, na satisfação que geraria ao colaborador. Com isso, foram feitos recursos que integram e facilitam a gestão de pessoas na empresa.

Veja abaixo algumas funcionalidades.

admissão sem obrigação

É que instituições que não utilizam a tecnologia em suas operações fazem o primeiro dia do novo talento ser um momento de assinar papéis e cumprir o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Mas, através de ferramentas digitais, a experiência da admissão do funcionário passa a ser focada no onboarding, e não mais na burocracia.

Por exemplo, quando um profissional é admitido na Convenia, ele recebe um e-mail com todos os documentos e informações que devem ser enviados. Assim, o colaborador anexa os próprios documentos de maneira digital e ágil, consegue focar em demandas mais satisfatórias, como conhecer o novo tempo e se integrar na cultura da empresa.

Segurança em todo processo

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) obriga que as empresas públicas e privadas regularizem a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados dos usuários.

Com o software de gestão da Convenia, a sua instituição já terá essa garantia de cumprimento da lei. Isso porque, todos os processos informacionais são controlados e protegidos por criptografia e com escalabilidade.

Ter essa segurança faz toda a diferença para oferecer um R&S aos candidatos. É possível afirmar que todo dado pessoal, seja ele enviado durante uma entrevista ou após a admissão digital, não será alterado ou vendido para terceiros. O software que segue o cumprimento da LGPD, então, acaba beneficiando tanto a empresa como os profissionais.

Gestão facilitada de documentos

Você já parou para pensar em quantas subtarefas o RH tem que realizar antes e depois da contratação de um funcionário? São demandas que vão desde a integração das informações nos eventos do eSocial, até a criação de e-mail corporativo.

Tantos detalhes podem deixar o processo complexo e até mesmo serem esquecidos no meio do caminho. Para evitar erros, atrasos ou sobrecarga, o Convenia é muito fácil de administrar os documentos em todas as direções para admissão.

Com a nossa plataforma o Recursos Humanos consegue, de forma rápida e intuitiva:

• Criar campos personalizados no cadastro dos colaboradores, como tamanho do uniforme, EPI e afins;
• Personalizar o checklist de admissão de acordo com os processos da empresa;
• Encaminhar o convite para que o próprio colaborador preencha seus dados, como nome, escolaridade, idade, etc;
• Armazenar os dados e documentos em nuvem;
• Gerenciar todas as etapas da admissão pelo modelo kanban;
• Enviar informações ao software de ponto;
• Criar o kit admissível em um único arquivo;
• Coletar assinatura digital de documentos.

Percebe o quão um software é para você, o colaborador e a empresa como um todo? Mas é importante ressaltar que para a transformação digital ser integrada, é preciso que toda a equipe esteja preparada.

Pensando nisso, a Convenia preparou um KIT Avançado do RH Digitalpara que o seu setor acelere esse processo de modo expressivo.

Nele, você ganhará e-books, planilhas e templates focados em digitalizar suas operações e promover mais qualidade e eficiência ao RH. Baixe o material gratuitamente e confira!