Dimensionar a força de trabalho na organização é um fator de grande importância para a área de Recursos Humanos. Nesse contexto, o headcount é o indicador que contabiliza a mão de obra nas áreas operacional, tática, estratégica, de pesquisa e desenvolvimento na empresa.
Com esse KPI em mãos, os gestores conseguem tomar decisões precisas que interferem nos resultados, gerando crescimento da empresa. Assim como outras métricas, o headcount tem trazido impactos importantes para as organizações.
Entender como calcular e interpretar os dados gerados pelo headcount é a chave para fazer a empresa se posicionar de forma competitiva no mercado. Neste artigo, você vai entender a importância do tema, como ele funciona, como calcular e como aplicar em seu RH.
Boa leitura!
Headcount: o que é
índice
É um indicador de RH capaz de avaliar a quantidade de trabalhadores em uma empresa. O termo vem do inglês e significa literalmente “contador de cabeças”. Ou seja, ele fala justamente sobre a quantidade de colaboradores por setor na organização.
Sabendo qual é o capital humano da empresa, as lideranças de RH conseguem direcionar a equipe a desenvolver as atividades com clareza, motivação e busca por resultados.
Assim como existem os indicadores estratégicos de desempenho — Retorno sobre o Investimento (ROI), turnover, absenteísmo, retenção de talentos, avaliação de aprendizado — o headcount mostra se a empresa aumentou ou diminuiu o quadro de colaboradores.
Mas, por que isso é importante? Porque se trata do exercício de observar, calcular e acompanhar o ciclo de crescimento da equipe de trabalho em todos os setores da empresa.
Além disso, esse indicador consegue medir o número ideal de pessoas para cada área da organização e analisar a necessidade de manter ou não a existência de determinada função, assim como aumentar o quadro de funcionários e se o RH está alinhado com o financeiro.
O que não é considerado headcount?
Por se tratar de um indicador, o headcount pode se confundir com outros índices, gerando ruídos no acompanhamento das métricas. Veja a seguir algumas noções corriqueiras sobre o conceito, mas que não estão adequadas:
É um indicador que mostra apenas a necessidade de contratar um novo colaborador: errado! Em suma, ele calcula a quantidade de trabalhadores na empresa, avalia de perto a rotina do setor e solicita a contratação, se necessário.
É um item difícil de calcular e interpretar: o cálculo de headcount é feito de forma simples, a partir dos dados da própria lista de colaboradores.
Somente os donos da empresa usam o headcount: errado. A iniciativa conta com a participação ativa dos gestores e líderes de RH, em conformidade com os empregadores.
Ele não é importante para o faturamento da empresa: se uma das decisões tomadas a partir do indicador for contratar um novo colaborador, então sim, ela impacta o faturamento (gastos com a abertura do processo seletivo e efetivação do trabalhador).
Como ele funciona?
O headcount funciona a partir da análise de informações em tempo real do RH, gerando soluções estratégicas na organização. O cálculo desse indicador é realizado a partir da coleta de dados básica a respeito de quantas pessoas trabalham na empresa.
Nessa conta, entram também os trabalhadores terceirizados e prestadores de serviços que atuam como Pessoa Jurídica no âmbito da organização.
No segundo momento, o RH se aprofunda nesses dados e analisa de perto as principais funções desempenhadas por cada colaborador na organização. Os gestores consideram o desempenho dos trabalhadores, o nível de satisfação deles e se a equipe está se desenvolvendo.
A empresa consegue também dimensionar as ações que culminaram no crescimento ou diminuição da equipe de trabalho. Se ela não cresceu, o que gerou esse resultado? Houve excesso de trabalho no setor? Tarefas estão abarrotadas e atrasando todos os meses?
Para responder a essas perguntas o achismo não vale. É melhor pesquisar e fazer os cálculos certos.
Os resultados são usados para decidir, por exemplo, quais benefícios fornecer aos colaboradores, considerando o faturamento e o lucro da empresa.
Não é preciso realizar contas complexas para encontrar o resultado de headcount. Basta realizar uma contagem exata dos colaboradores ativos na empresa. Ao encontrar esse número, o RH precisa partir para o plano estratégico e entender como ele se encaixa no contexto.
Você ainda pode especificar o número de “cabeças” por área, ou seja, quantas pessoas trabalham no setor de comunicação, vendas, operacional, pesquisa, estratégia, etc. Ao analisar a informação, é hora de olhar para a qualidade de trabalho praticada na empresa:
A empresa ganhou ou perdeu com a contratação desses colaboradores?
Os membros da equipe conseguiram se desenvolver plenamente em suas funções?
A organização consegue ouvir as necessidades de cada setor?
Outros índices estão interferindo nas boas práticas do headcount, por exemplo, a alta taxa de absenteísmo e turnover?
Essas reflexões ajudam a equilibrar e mapear a necessidade da empresa e da equipe de trabalho, unindo forças para alcançar os mesmos objetivos dentro da organização.
Como utilizar esse indicador na prática?
Agora que a empresa encontrou o headcount da equipe, é hora de aplicar a estratégia e administrar as informações coletadas.
Faça um organograma
O RH precisa mapear as funções e cargos de cada setor e organizá-los em um organograma. Adicionando essas informações, os gestores saberão quem trabalha em determinado setor, está subordinado a quem, etc.
Com essa dinâmica simples, a sua empresa começa a explorar o “território” e entender qual é a força real de trabalho atual. É comum que durante a realização do exercício os gestores sintam falta de um profissional específico para suprir determinado cargo.
Isso já é uma oportunidade para promover alguém da equipe, ou abrir um processo seletivo baseado em dados mais sólidos.
É na prática que conseguimos enxergar as necessidades de cada setor. Ao conversar com os colaboradores, o RH atualiza e revisa os jobs descriptions de cada cargo, verificando se há uma sobrecarga de trabalho.
Como atualizar os jobs descriptions? Listando todas as funções em um documento (consultando o organograma) com o nome dos colaboradores. A partir daí, é preciso adicionar:
Cargo exercido na empresa por parte de cada membro da equipe;
Tempo de casa do profissional;
Nível de conhecimento (júnior, pleno, sênior ou especialista);
Descrição das atividades executadas: apresente essa informação com toda clareza possível, incluindo o que a empresa espera do profissional e o que de fato o colaborador fará na empresa.
Veja a demanda atual de cada cargo
Nessa atividade, o gestor pode encontrar uma dor interna da empresa: a sobrecarga e a desordem na distribuição de atividades entre os colaboradores.
Um colaborador de nível pleno que faz o trabalho de um júnior o tempo todo não é interessante a longo prazo. Isso gera desmotivação no profissional, deixando-o cansado e sem perspectivas de carreira.
Uma solução simples é abrir vagas para o nível júnior e treinar o de nível pleno para alcançar a senioridade. Caso o contrário, o desgaste pode gerar perda de talentos para a empresa.
Observe que para cada passo que o RH dá em direção a otimizar o trabalho da equipe, é necessário um conjunto de ações para consolidar a estrutura interna da organização. Com isso, cada membro da equipe sabe o seu lugar e todos trabalham a partir de objetivos em comum.
Como mensurar o indicador de headcount?
A tecnologia precisa entrar em cena para otimizar a rotina do seu RH e reunir todas as informações sobre headcount em um só lugar, ainda mais quando há crescimento de colaboradores em pouco tempo. Após realizar a triagem dos cargos, funções e dores da empresa, é hora de mapear outras necessidades da organização:
Qualidade de vida
Analise quais são os fatores que influenciam diretamente na qualidade de vida dos colaboradores. Se há um número crescente de trabalhadores afastados por motivos médicos ou demissões acontecendo em curtos períodos, é um alerta importante para o RH.
O principal motivo disso, é a falta de incentivos que valorizem a qualidade de vida da pessoa colaboradora. Por isso, é interessante que a organização realize ações como:
Oferecer plano de saúde completo;
Promover cuidados com a saúde mental — oferecendo descontos para a psicoterapia, por exemplo;
Disponibilizar vale-refeição ou alimentação para que o trabalhador não precise se deslocar até em casa no horário de almoço;
Criar espaços ergonômicos — trabalhar 8 horas por dia em uma posição inadequada, além de cansativo, é prejudicial à saúde. O uso de cadeiras e mesas confortáveis, mouses e teclados adaptáveis são itens super importantes e necessários para a boa execução das tarefas.
Produtividade
As atividades estão sendo cumpridas no prazo? Os colaboradores estão satisfeitos com o clima organizacional e inspiram confiança nas lideranças? Se a resposta for sim, então é necessário manter os incentivos de melhoria de produtividade, tais como:
Oferecer flexibilidade de horários aos colaboradores, considerando o pico de produtividade e energia deles;
Incentivar a leitura de um livro, descanso e realização de hobbies fora da empresa;
Promover a cultura de dar e receber feedbacks construtivos.
Folha de pagamento
Por se tratar de um item oneroso para a empresa, esse indicador ajuda os gestores a analisarem a necessidade de manter, investir ou enxugar custos com contratações.
Caso os resultados sejam voltados para o corte de custos, a utilização adequada do índice ajuda na realização de adequações no quadro de colaboradores, assim como o oposto, se for necessário contratar mais.
Time e colaboradores
Atrelado à folha de pagamento, nem sempre aumentar o quadro de trabalhadores é a melhor opção. O ato de criar cargos e contratar pessoas não garante a produtividade da equipe, nem mesmo a entrega de resultados promissores.
O time que a empresa tem no momento precisa ser mapeado para os gestores motivarem os trabalhadores em prol de um mesmo objetivo. Com isso, a liderança se baseia em indicadores de recrutamento e seleção assertivos quando for necessário contratar.
Qual o impacto do headcount no RH?
Ao realizar as etapas que citamos aqui, o RH precisa analisar estrategicamente os resultados obtidos. Nesse sentido, o que se espera é que os pontos fortes e fracos da empresa apareçam, sejam avaliados por toda a equipe e assim consigam gerar decisões, tais como:
1 – Contratações: elas passam a ser direcionadas às vagas faltantes na empresa, porém, pensando na promoção de colaboradores internos e na real necessidade de um novo cargo. Na maioria das vezes é possível unir equipes e consolidar cargos.
2 – Custos com pessoal: é de suma importância ter no “papel” os custos reais com pagamento da folha, das férias, de demissões, na distribuição de benefícios aos colaboradores, etc. Sem isso, a empresa corre o risco de gastar mais do que fatura.
3 – Número ideal de trabalhadores: isso é importante não só para otimizar os cargos, como também em ter maturidade para agir quando uma vaga não é necessária no momento estratégico da empresa.
4 – Pagamento de benefícios: todos os custos saem do caixa da empresa, do lucro e faturamento. Não dá para oferecer benefícios sem antes analisar com o departamento financeiro se isso é possível. Ademais, é imprescindível realizar cotações e escolher a opção mais vantajosa financeiramente para a empresa.
5 – Tornar o RH mais ágil: a agilidade não tem nada a ver com rapidez, mas sim em aliar o planejamento e a parte técnica para atuar com precisão e assertividade nas decisões. Com isso os gestores têm autonomia para agir conforme as estratégias da organização na totalidade.
Cuidados na aplicação do headcount
A melhor ação é aquela que passa por planejamento estratégico e tático. Nesse sentido, ao optar pelo cálculo e aplicação do indicador na organização, alguns cuidados são essenciais:
Observar para não utilizar um tom de autoritarismo entre as equipes na coleta de dados, afinal, todos são parte de uma mesma organização e têm objetivos em comum;
Cuidar para incluir as pessoas de forma estratégica no processo. Um exemplo prático é usar o termo nós e não: “ a liderança decidiu”, “eu como gestor prefiro que seja feito assim”, etc;
Realizar o movimento de contagem de pessoal sem a devida aprovação e participação dos sócios e donos da empresa;
Deixar os líderes dos setores alarmados, dando a entender que eles são os únicos responsáveis pela empresa não atingir os resultados esperados. Aqui, a abordagem precisa ser de empatia e pró-atividade.
Com isso, as boas práticas de humanização e inclusão são adotadas e fortalecidas na empresa. Fica mais fácil aplicar não só o headcount, como também qualquer indicador.
Tratando-se de um assunto denso, é interessante que os gestores da sua empresa leiam e releiam os conceitos mostrados aqui para otimizar as ações futuras. A empresa tem mais possibilidades de crescimento quando pratica o cálculo a partir dos resultados desse indicador.
E para te ajudar a aplicar outras métricas interessantes do RH, a Convenia preparou um guia para otimizar o seu setor e mostrar resultados que geram impacto na sua empresa.
Para mais conteúdos de qualidade continue lendo nossos conteúdos do Sertão Alerta Portal e veja tudo sobre: notícias, automóveis, economia, esportes e muito mais.
