O tempo é um dos recursos mais preciosos que nós temos. Quando ele é bem administrado, realizamos muito dentro de um curto período, sem operar os prazos, a qualidade e eficiência dos serviços.
Mesmo diante dessa importância, algumas empresas não conseguiram implementar a gestão do tempo em suas equipes.
Neste artigo, mostramos os principais métodos e técnicas que ajudam as organizações a atingirem esse objetivo. Falaremos também sobre as vantagens da gestão do tempo e os efeitos positivos sobre o tempo interno. Acompanhe os próximos passos!
O que é gestão do tempo?
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O conceito de gestão do tempo é utilizado para definir a priorização, a organização, o planejamento e a execução de atividades, visando o bom aproveitamento das horas diárias.
A principal finalidade dessa prática é elevar a produtividade ao passo que as tarefas vão sendo executadas com “suavidade”.
Ao citarmos a produtividade, é fácil pensarmos somente na quantidade de demandas finalizadas. Porém, esse termo está mais relacionado com o cumprimento eficaz das tarefas prioritárias – é nesse aspecto que a gestão do tempo faz a diferença.
Sendo assim, quando os colaboradores aprendem a gerenciar o seu tempo, atendendo metas e objetivos a nível pessoal e organizacional. Além disso, o tempo se torna eficiente, estratégico e cumpre com vigor todas as etapas de um projeto.
Principais métodos e técnicas utilizados
Não é possível parar e nem guardar o tempo. Por isso, a humanidade sempre buscou maneiras de demonstrar, da melhor forma possível, cada instante de um dia. No mundo corporativo, a gestão do tempo é a receita para o sucesso nos negócios.
Em desse gerenciamento eficiente, ao longo dos anos, foram criados muitos métodos e técnicas para a otimização do tempo. A seguir, elencamos os principais!
Kanban
O kanban é um método flexível para o gerenciamento de atividades de um projeto. Por meio de cartões coloridos (post-its), as tarefas são fortalezas em, no mínimo, três colunas:
Fazer (a fazer);
Fazendo (fazendo);
Feito (feito).
Ao passo que uma etapa é válida, o cartão colorido da tarefa migra para a próxima. Dessa forma, o tempo tem uma visão geral do andamento e dos prazos das atividades. Com isso, a equipe atende como metas do projeto dentro do período estipulado.
Fazendo as coisas
Fazendo as coisas (GTD) é uma metodologia de produtividade criado por David Allen, escritor do livro “A arte de fazer acontecer”. A ideia do GTD é implantado na mente humana o conceito mente como água que significa “manter a tranquilidade tendo todas as atividades sob controle”.
Para isso, a metodologia sugere a inserção de cinco passos na rotina diária:
Capturar – esvaziar a mente;
Esclarecedor – focar nas tarefas importantes;
Organizador – fazer uma lista com essas tarefas;
Refletir – pensar em como realizar as atividades;
Engajar – se reclamações com as demandas.
Pomodoro
A técnica pomodoro gerencia o tempo utilizado nas demandas, o fluxo contínuo de. Para isso, as atividades são fortalezas em blocos que têm intervalos entre si.
Dessa forma, as equipes mantêm o foco nas atividades durante um período e relaxam a mente nos intervalos.
Essa técnica é fortaleza em 6 anos:
Listar: ordenação das tarefas;
Cronometrar: programação dos períodos de trabalho;
Trabalhar sem pausas: atividades que não podem ser interrompidas;
Não importa a metodologia escolhida, sem um plano de ação, uma implementação da gestão do tempo nas equipes distribuídas. Esse entendimento é revelado no livro “A tríade do tempo escrito por Christian Barbosa.
Como dicas de gestão do tempo que daremos a seguir, têm como referência apresentadas neste livro e outras metodologias executadas por empresas bem sucedidas no mundo corporativo.
1. Planejamento
Os devem planejar como atividades de acordo com uma ordem de trabalho delas. Para incentivar esse hábito, os gestores podem realizar importantes realizações breves no início do expediente para apontar as atividades mais importantes.
2. Metas
Após o tempo foca nas metas projetadas, tarefas para o cumprimento da obrigação esses objetivos garantirão um ritmo constante ao projeto, desvios que comprometem a eficiência das demandas.
3. Organização
A visual das atividades é muito importante para a gestão do tempo. Isso é possível quando os gestores utilizam um quadro ou painel de controle com informações sobre prazos, responsáveis pelas etapas e o tipo de serviço a ser realizado.
4. Execução
Nessa etapa, o time foca na produtividade e na prevenção de imprevistos que pode bloquear o andamento das tarefas. É importante que haja partes programadas durante a execução das atividades, bem como um prazo final para a entrega dos serviços
são as suas vantagens no dia a dia?
Entre os benefícios de incentivo, a gestão do tempo nas equipes podemos destacar:
Elevação da produtividade;
Cumprimento dos prazos;
Aumento da taxa de finalização de projetos;
Organização dos setores;
Otimização do tempo;
Elevação do índice de satisfação entre as equipes.
Como o RH pode incentivar essa prática?
O RH tem um papel importante na implantação da gestão do tempo no tempo interno. A melhor maneira de conseguir esse objetivo é mudar a cultura do negócio por meio de pequenas ações estratégicas de incentivo.
Uma delas é a educação corporativa. Isso envolve a criação de um programa de treinamento que ensina como gerenciar o tempo, usando os métodos e técnicas mais duradouras.
Outra maneira de estimular a gestão do tempo é implantando tecnologias que automatizam e otimizam as tarefas corporativas. Dessa forma, a energia das equipes é canalizada para os projetos mais importantes para a empresa.
É importante também o valor que o exemplo da liderança tem atitude na dos times. Quando os líderes são não há gerenciamento do tempo, a tendência é que os colaboradores imitam essa conduta.
Sem dúvidas, a gestão do tempo é algo que deve ser levado a sério nas organizações. Todos, ao analisarmos como empresas sólidas e competitivas por décadas logo notamos que sabem bem usar o tempo.
