Em 1985, foi lançado a planilha do Excel. Durante muitos anos, essa ferramenta imperou dentro das funcionalidades que permitem organizar dados em informações apropriadas e linhas além das que podem ser manipuladas pelo próprio sistema por meio de fórmulas. Embora ainda seja usada, a planilha do Excel vem proporcionando espaço para tecnologias mais eficientes.
Neste artigo, mostraremos quais são as vantagens de trocar a planilha do Excel por umsoftware de gestão de RH. Acompanhe os próximos passos!
Por que não usar planilha de Excel no RH?
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Que a planilha de Excel não atende mais às necessidades do modelo atual de RH, que é estratégico e pautado em tecnologias de alto desempenho.
A seguir, elencaremos razões para você entender melhor essa algumas afirmações. Confira
Funcionalidades limitadas
Elaboração de planilha de Excel tem vários recursos, eles são limitados e, devido a sua complexidade, requer um bom conhecimento do usuário Por exemplo, as fórmulas precisam ser programadas com precisão. Caso contrário, não cumpram o objetivo e obtenham erros.
Gasto de tempo
A necessidade de uma grande intervenção humana torna a planilha de Excel uma consumidora do tempo valioso dos profissionais de RH. Isso acontece tanto na inserção de dados, quanto na busca, análise e geração de relatórios sobre a empresa.
Como informações não são lançadas automaticamente e em tempo real por tecnologias eficientes. Sendo assim, os relatórios, por exemplo, de indicadores de desempenho (KPIs) do RH, não representam a realidade do negócio.
Falta de segurança
A planilha de Excel é muito vulnerável a roubo, alterações maliciosas até aperda de dados preciosos do RH. Caso isso aconteça, a empresa pode arcar com problemas fiscais,retribuir e outros recursos nos processos internos.
Quais são as diferenças entre planilha de Excel e software de gestão?
Para entender como vantagens de um software de gestão de RH em relação a melhor planilha de Excel, mostramos algumas diferenças importantes entre esses recursos. Por exemplo:
Colaboração: tanto a planilha do Excel quanto o software de gestão são ferramentas colaborativas. Porém, a primeira não possui de dados. Sendo assim, as informações podem ser organizadas de formas de ação do usuário;
Escalabilidade e espaço: o software de gestão não tem tempo quanto à quantidade de armazenamento de dados. Já uma planilha não suporta uma linha constante para aumentar a inserção de informações do RH;
Sistema: é importante lembrar que a planilha de Excel não é um sistema como o software de gestão. Em vista disso, a planilha não executa automaticamente os processos para o RH, como análise de KPIs e estimativas de desempenho;
Usabilidade: o software de gestão é desenvolvido para ser funcional, intuitivo e eficiente. Dessa forma, diferente da planilha de Excel, os colaboradores não precisam aprender técnicas complexas para lidar com essa tecnologia.
são as principais vantagens em adotar um software Quais de RH?
1. Economia de tempo e de dinheiro
Um sistema de automação e controle de DP poupar tempo e dinheiro. Processos como contratações, demissões, gestão de folha de pagamento e gestão de férias tornam-se muito mais rápidos e precisos.
Por conta daautomação e você não corre o risco de detectar nenhum erro em sua ferramenta de pagamento, por exemplo, por exemplo, ele detecta falhas em sua folha de pagamento.
Esse tipo de problema é necessário e não deve ser ignorado. Tanto que, de acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos, Bambo HR, 90% das planilhas de alterações apresentaram erros. E já há algum processo por questões trabalhistas.
Os recursos de automação também são recrutados para os recursos humanos escolhidos na rotina da equipe de ferramentas de trabalho e os recursos mais estratégicos, escolhidos como recrutados para não recrutar a equipe de ferramentas, DP e os mais estratégicos, como recrutar a equipe de recrutamento e o plano. de carreira.
Ou seja, o RH pode se ocupar de atividades que geram mais resultados para a empresa em médio e prazo.
2. Segurança de dados
Há uma surpresa no mundo dos negócios: 90% das informações roubadas em empresas provenientes do setor de Recursos Humanos. Adivinha onde a maioria dos departamentos de RH guardam essas informações? Pois é, em planilhas de Excel.
O problema é que estamos guardadas em planilhas do Departamento Pessoal e Recursos Humanos, normalmente criados pelo Departamento de Informações: falando de números de números de números de conta corrente, salário, e por aí vai. O desperdício de confidencialidade desse grau pode deflagrar consequências bem prejudiciais à empresa.
Por outro lado, comoferramentas de automação SaaS – isto é, como ferramentas que ficam quase em segurança na nuvem – possuem segurança. Afinal, os dados nelas computados ficam hospedados na nuvem por meio de servidores de empresas gigantes de hospedagem.
O serviço de hospedagem da Amazon, ou AWS, por exemplo, conta com 10 certificações de segurança de sistemas que asseguram sua competência em manter a confidencialidade, confidencialidade e disponibilidade dos dados dos clientes. Dentre esses certificados, estão a Conformidade Sarbanes-Oxley (SOC), a Certificação PCI DSS Nível 1 e a Certificação ISO 27001, que é um padrão global de gerenciamento de sistema de segurança da informação.
E não só de segurança como empresas que adotam ferramentas SaaS podem se gabar. De acordo com a pesquisa comissionada pela Microsoft em 2055114 com 20% dos participantes, que têm um software aumentar suas receitas hospedados6 na lista de participantes, que estão hospedados para aumentar suas receitas; e também 6 definição de que esse tipo de tecnologia0 que% competissem de forma mais contundente com empresas de mesmo porte ou até maiores.
3. Conforme as informações ficam totalmente organizadas
Um dos problemas em gestão de informações de colaboradores de planilhas distribuídas é em uma organização dos maiores dados relacionados a questões como:
Quando expira o contrato de trabalho do Alfredo?
Quando as férias da Soraia vencem?
O curso de alemão do Carlos começa em qual data?
Como informações que estou buscando recuperar usando como critério os dados de pesquisa ou o departamento do colaborador?
Difícilmente os responsáveis acima, como os vinculados entre si tão organizados de dados organizados em um só lugar ou responsável por eles no Departamento usasse Excel.
A dificuldade para encontrar o que se quer e cruzar dados de planilhas diferentes é maior sem sistema de automação. E aí entramos novamente na questão do desperdício de tempo (para não mencionar as chances de erro manual durante a execução das tarefas).
Além disso, como estamos falando de um sistema que fica na nuvem, a provisão das informações não é referente ao método de organização de uma pessoa específica do RH que manuseia como planilhas, mas segue um padrão já definido pela própria ferramenta, que confusões outro colaborador assume a função.
4. Permite que o próprio colaborador manuseie a ferramenta
Em planilhas de Excel, como informações de todos os funcionários, ficam disponíveis em mesmo acesso não é viável para que todos os colaboradores tenham elas.
Só que essa situação causa um ônus: o colaborador não consegue fazer requerimentos ao RH de maneira eficiente. Ele não pode entrar na planilha para conferir seus dados ao Departamento Pessoal, então o trâmite da solicitação se torna mais demorado (e impreciso).
Com um software, o colaborador tem acesso a um perfil individual no qual pode checar seu:
A comunicação interna da empresa agradece.
Em vez do Excel é melhor usar um software de RH, então?
Sim. Uma das melhores alternativas ao Excel são os softwares de RH — aqueles que não precisam ser instalados no seu computador, e que você acesse apenas o lugar fazendo login em qualquer site.
Os softwares de RH não apresentam nenhum dos quatro problemas das planilhas de Excel elencados acima neste artigo:
Com eles, execute como rotinas de RH é rápido e eficiente já elaboradas para você fazer, gestão de férias, controle de férias de benefícios e outras atividades da área;
Como estamos falando de softwares na nuvem, não existe a possibilidade de arquivos sumirem ou serem apagados por problemas no computador (e nem de você esquecer onde eles estão);
Todas as informações sobre colaboradores compiladas e organizadas em uma plataforma só, de modo a conferir dados, cruzar informações e relatórios se tornam mais práticos;
Os colaboradores também podem acessar o software para, por exemplo, visualizar histórico de holerites, solicitar, ler comunicados do RH, dentre outras ações.
Como escolher o melhor software de RH?
Com certeza, o software de gestão é a melhor opção para o RH lidar com as necessidades diárias. Mas comoescolher o melhor sistema? É importante ficar atento as seguintes dicas:
Analise as necessidades de RH;
Veja se o sistema se integra com outras tecnologias;
Verifique se é escalável e personalizável;
Verifique as funcionalidades;
Procure clientes da empresa desenvolvedora;
Atente-se ao suporte oferecido.
Com a ajuda dessas sugestões, o RH conseguirá migrar seus processos e dados para um sistema eficiente e inovador. O resultado será um setor moderno, com qualidade nas demandas e um tempo mais produtivo. Além disso, a empresa entrará para a era da transformação digital e do RH 4,0.
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