8 Dicas infalíveis para criar o Orçamento de RH!

O orçamento de RH costuma ser uma dor de cabeça em muitas organizações. Isso acontece porque o período de planejamento orçamentáriogeralmente o último trimestre do ano, costuma ser bem atribulado em toda empresa, sem exceção de área.

Afinal, além da preocupação de atingir as metas do ano atual, as equipes precisam elaborar os planos e projetar os números para o ano seguinte.

O que acha de construir um planejamento financeiro eficiente para o seu RH? Gostou da ideia? Então, baixe agora mesmo a planilha “Planejamento e orçamento de RH”.

Pensando nisso, um Treasy realizou um Semana do Planejamento Orçamentário, e estou satisfeito um dia só para falar sobre o orçamento de RH. O bate-papo foi entre Rodrigo Silveira, Convenia; Ricardo Nóbrega, Inteligenza; Luis Felipe Rodrigues, SumOne; e Mônica Hauck, Solides.

Os participantes compartilhamam erros, acertos, dicas e tendências para trazer para você novas visões e muita inspiração. Listamos as principais dicas para você!

1 – Como fazer orçamento de RH base zero?

O Orçamento Base Zero é uma ferramenta importante, mesmo para quem já tem dados históricos. Explico: embora essa metodologia seja utilizada por quem está no primeiro ciclo do planejamento orçamentário, a estratégia também pode ser usada em alguma mudança de modelo do negócio, por exemplo.

A Mônica, da Solides, contornou como fez isso quase seis anos depois da existência da empresa. Em determinado momento, ficou claro que fazia sentido mudar a gestão do orçamento já que também estava reformulando o modelo de negócio.

Então sobraram de olhar para o histórico, esperaram do zero novamente e planejaram os cinco anos seguintes. Esse novo ciclo começou em 2016 e para 2018 já tentou a usar os dados históricos, mas apenas dos anos mais recentes.

2 – Supere os desafios

Rodrigo, da Convenia, destacou alguns desafios do gestor de RH. Segundo ele, o maior de todos é a distância entre a equipe que cuida dos recursos humanos e a estratégia do negócio, além do gerente dessa área também estar longe da diretoria. Essa distância faz com que o RH, muitas vezes, não compreenda o momento da empresa e pode levar para um caminho que não deveria seguir.

Um segundo desafio é defender recursos para a área de RH, segundo Ricardo, da Intelligence, há maior facilidade dos líderes de logística ou das áreas comercial e de TI para defender o orçamento, além de ter espaço no comitê. Isso acontece porque são setores que estão mais próximos do resultado da companhia.

Por isso, o RH precisa mostrar em números que investir em contratação e promoção em quem está realizandopor exemplo, é importantíssimo para manter os colaboradores engajados.

3 – Liste todas as despesas e custos

Para entender como o capital do RH é utilizado no orçamento é necessário que as despesas sejam colocadas “na ponta do lápis”. Para um melhor entendimento, os gastos podem ser divididos em categorias, como:

• tecnologias implantadas;
• benefícios;
• encargos trabalhistas;
• salários, remunerações e adicionais salariais;
• programa de treinamento e desenvolvimento;
• recrutamento e seleção;
• horas extras.

Essa visão geral das despesas é essencial para identificar os desperdícios financeiros. Dessa forma, o RH define medidas para cortar, reduzir ou modificar processos visando a contenção de gastos.

4 – Não cometa esses erros

folha de pagamento é um dos principais pontos de atenção numa empresa! Sim, é onde geralmente está o maior investimento e onde pode dar tudo errado na estratégia.

Por isso a necessidade de olhar com cuidado para essa folha de pagamento. Um erro que não foi previsto num dos planejamentos pode causar grandes danos em relação a esse ponto.

Outro erro bem mais comum do que deveria é o fato da empresa não ter a estratégia bem definido e isso não ser passado de forma clara para as áreas, inclusive a de RH. O Luis Felipe, da SumOne, disse que é um cuidado que eles têm desde o começo. Alinhar todas as equipes ao planejamento estratégico da empresa.

5 – Prepare-se para os cenários

fazer varios cenáriospessimistas, realistas e otimistas podem preparar as empresas para muitas situações. Por isso a importância de fazer questionamentos como qual a demanda de trabalho e qual esforço para entregar isso? É mais barato demitir ou treinar?

Uma ideia sugerida na discussão foi a de listar todas as novas iniciativas já conhecidas e que serão trabalhadas no ano seguinte. Tudo para ter um orçamento o mais preciso possível e detalhado. Outra ideia é definir a estratégia de crescimento, seja por contratação ou por performance. Isso definirá os gastos em contratação e/ou em treinamento (forma mais econômica do que contratar).

6 – Explorar os dados

RH precisa se basear em dados, identificar como dores da empresa na área de recursos humanos, traçar premissas subordinados com os objetivos macros da empresa e mensurar tudo isso ao longo do processo é essencial para o sucesso da área.

O People Analytics foi uma estratégia bastante citada na conversa. É um processo de coleta, organização e análise de dados com o objetivo de compreender o comportamento dos colaboradores. A análise desses dados permite descobrir o que torna esses funcionários mais motivados e produtivos dentro do ambiente de trabalho. Tudo para elevar a satisfação e o engajamento com a empresa.

7 – Preveja demissão e promoção no orçamento de RH

Como é um ponto que acaba interferindo bastante no orçamento, é importante que tanto as demissões como as promoções sejam pensadas com cuidado. Algumas estratégias já funcionam bem nas empresas que participaram do papo. A primeira delas é uma espécie de ranking por performance dos colaboradores, onde eles são divididos em quatro categorias:

• 10% top (acima) – deve receber promoção
• 10% abaixo – devem ser demitidos
• 80% restantes, dos quais 40% estão em média superior e 40% em média inferior e treinando treinando.

Além disso, são analisados ​​os desligamentos voluntários, onde se verificam as razões para tentar diminuir a quantidade no ano seguinte. Em alguns casos, as promoções também são previstas por área.

Por fim, também surgiu a ideia do mapeamento de quantos funcionários estão ou não adequados ao cargo. Isso significa que quanto mais longe, maior a chance de não performar ou performar abaixo do esperado. O resultado dessa análise dá uma boa ideia para o planejamento orçamentário.

8 – Acompanhe seu orçamento com indicadores

Por meio de tecnologias, o RH realiza a gestão orçamentária por meio de indicadores de desempenho (KPIs). Essas métricas são importantes para a construção de um panorama real e preciso sobre os custos internos. Mas quais são os melhores KPIs para o orçamento?

• Custo com treinamentos – investimento feito e retorno detectado, por exemplo, na melhoria do desempenho dos colaboradores;
• Rotatividade (volume de negócios) – custos com demissionais e admissionais – feitos para substituir os que foram desligados;
• Headcount – número de colaboradores no setor e os gastos (folha de pagamentobenefícios etc.) atrelados a eles;
• Satisfação dos colaboradores – nível de felicidade e engajamento dos profissionais em relação ao trabalho. Quanto maior for esse índice, melhor será a produtividade do setor, gerando um bom custo-benefício com as contratações.

A maior conclusão da conversa foi a necessidade de alinhadas as ações do RH com as metas e planejamento estratégico da empresa. Embora a cada 5 demissões, 3 envolvam questões de comportamento, os números e estatísticas permitem que sejam questões mensuradas importantes, inclusive a felicidade no trabalho. Considere uma ideia de um profissional de estatística junto com uma equipe de recursos humanos, você não vai se arrepender!

Gostou das dicas para realizar um orçamento eficiente de RH? Agora é o momento de elaborar um planejamento orçamentário para o setor de recursos humanos. Como fazer isso? Basta baixar a planilha “Planejamento e orçamento de RH”.

Sobre o autor

Este artigo foi escrito pelo time da Treasyespecialmente para um conveniência. O Treasy é um solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e permitindo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo é 100% livre de planilhas!

Outras funcionalidades do Treasy englobam: Simulações e Cenários, Análises Gerenciais, Relatórios, Indicadores, e isso é só a ponta do iceberg. Além disso, uma equipe é super competente e pode ajudar sua empresa na implantação de uma política de Gestão Orçamentária.